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Matriculación de alumnos

ALUMNOS

En la pantalla alumnos vamos a ver toda la información relacionada con los alumnos y los cursos en los que están matriculados. 

La parte superior de la pantalla nos permite filtrar alumnos y matrículas buscando por: 

  • Datos personales: nombre, apellidos, email.
  • Empresa a la que está asociado.
  • Etiquetas: al crear un alumno tenemos posibilidad de crear etiquetas dinámicas para poder agruparlos libremente para búsquedas posteriores.
  • Cursos/grupos: en los que podremos determinar si está o no matriculado o si ha superado o no el curso.

NUEVO ALUMNO/MATRÍCULA

Desde el botón Nuevo tendremos la opción de crear un nuevo alumno y matricularlo (o no) en el curso que deseemos desde el mismo formulario, así como asociarlo a una empresa.

En el caso de que al completar los datos personales el email que introducimos ya exista, nos avisará y cargará los datos del alumno. 

Tenemos la opción de “+ Añadir información adicional” donde encontraremos datos opcionales que podemos completar.

Si no disponemos del email del alumno, podremos indicar en su lugar un nombre de usuario para que pueda acceder al campus.

Así como introducir una clave concreta si fuera necesario.

Por otra parte, podemos añadir etiquetas nuevas que identifiquen a este alumno para búsquedas posteriores, o asignarle alguna que hayamos creado previamente. Al comenzar a escribir en este campo, si existe alguna etiqueta que incluya el texto que estemos escribiendo nos aparecerá para que la seleccionemos. 

Estas etiquetas funcionan como una agrupación dinámica, muy útil para crear grupos de alumnos por los conceptos que necesitemos. 

En caso de que seleccionemos que queremos matricular al alumno, nos aparecerá un desplegable para elegir el curso/grupo en el que lo vamos a matricular.

Por defecto al alumno se le matricula en el momento de completar el formulario, pero existe la posibilidad de programar que la matriculación se realice en la fecha que establezcamos. 

Si no cambiamos esta fecha, en el momento en que hagamos clic en el botón Matricular, el alumno tendrá abierto el acceso al campus y se le enviará un email con la dirección y las claves de acceso. 

En caso de que hayamos modificado la fecha, la matrícula no será efectiva hasta la fecha que hayamos configurado, enviándose en ese momento el email con las claves. Podemos consultar las matrículas en la categoría Programadas, pudiendo editarlas o eliminarlas. 

LISTAS 

Las listas de cursos son herramientas que permiten trabajar con varios cursos a la vez. Es un complemento que se activa en Configuración.

En el caso de que hayamos creado listas con cursos, en el desplegable donde seleccionamos el curso en el que matricular al alumno aparecerán también incluidas. 

Dependiendo del tipo de lista el efecto que se producirá será: 

  • Si es lista de matriculación conjunta, se matriculará al alumno a todos los cursos que la componen.
  • Si es una lista de automatriculación, estaremos dando acceso a estos alumnos al campus de la plataforma, desde donde podrán automatricularse a los cursos que deseen.

En la matriculación existe la posibilidad de asociar una empresa al alumno, con tres objetivos:

  • Poder filtrar matrículas o alumnos por empresa.
  • Poder crear un usuario que permita al responsable de dicha empresa acceder a la plataforma para ver datos e informes de sus alumnos.
  • Poder establecer una imagen corporativa (logotipo y colores) propios para los alumnos de esta empresa.

CARGA MASIVA

Tenemos la posibilidad de crear en una sola acción decenas o cientos de alumnos y matrículas, a través de la herramienta Nueva carga masiva.

El sistema permite dos opciones: 

  • Crear alumnos manualmente en un formulario que permite ir añadiendo alumnos.
  • Cargar alumnos desde un archivo excel, completado a partir de la plantilla que se puede descargar desde el mismo formulario.

Al igual que en las matrículas individuales, a los alumnos se les matricula en un grupo y es posible asignarlos a una empresa. Del mismo modo, si existen listas de matriculación conjunta o automatriculación, tendremos los mismos pasos que en la matriculación individual.

Tras cargar el excel veremos un resumen de los datos cargados, señalándose aquellos datos en los que hubiera algún tipo de error.

LISTADO DE ALUMNOS Y MATRÍCULAS

En el listado podemos seleccionar dos vistas diferenciadas: 

  • Ver matrículas: cada uno de los registros corresponde a la matrícula de un alumno en un determinado curso, de forma que cuando entremos en su ficha veremos los datos (avance, calificaciones, etc.) del alumno en ese curso en concreto.
  • Ver alumnos: cada uno de los registros corresponde a un alumno. Al entrar en su ficha veremos información de los distintos cursos en los que está matriculado.

Tanto la vista de matrículas como la de alumnos están divididas según el estado de cada elemento: 

Vista por matrículas

  • Activas: matrículas en las que el alumno tiene acceso completo al curso.
  • Solo lectura: el alumno puede acceder al contenido, pero no puede participar (en foros, chat, email) o intervenir (realizar un test o ejercicios).
  • Archivadas: matrículas en las que el alumno ya no tiene acceso al curso.
  • Bajas: el alumno abandonó el curso antes de finalizarlo. No tienen acceso al curso y no se muestran en los informes.
  • Programadas: matrículas que se crearon programando una fecha en la que se harán efectivas. Todavía no son matrículas efectivas (el alumno no tiene acceso y no se le ha enviado email con las claves).

Vista por alumnos

  • Activos: alumnos con matrículas que permiten el acceso a los contenidos.
  • No activos: alumnos sin matrículas, o solo con matrículas que no permiten el acceso a un curso.
  • Archivados: alumnos no disponibles para ser matriculados.

En la vista por matrículas veremos datos de la duración de la matrícula, el curso y grupo en que está matriculado, el porcentaje del curso que lleva completado y la última vez que se conectó al campus virtual. 

En la vista por alumnos veremos cuantas matrículas tiene de cada categoría y también la última conexión al campus.

FICHA DE MATRÍCULA

Accedemos a la ficha de matrícula al hacer clic en su nombre desde el listado: 

En la parte central vamos a ver estadísticas sobre su progreso (tiempo, conexiones, actividades, comunicaciones), teniendo en la parte izquierda el menú de acciones, y en la parte derecha el menú de herramientas. 

En el menú de acciones el usuario puede realizar las siguientes acciones:

  • Acceder al campus: desde este botón se puede acceder al campus del alumno en modo SOLO LECTURA, lo que implica una serie de limitaciones: no se podrán marcar actividades terminadas, no se podrán realizar tests o ejercicios, enviar mensajes o participar en foros.
  • Editar matrícula: para editar los datos correspondiente a esta matrícula.
  • Enviar mensaje al alumno, por mensajería interna de la plataforma.
  • Crear videoconferencia: para crear una videoconferencia instantánea con el alumno.
  • Descargar diploma: estará activo solamente en el caso de que haya un diploma configurado.
  • Ir a la ficha del alumno: permite navegar para ir la ficha del alumno.

En la parte superior derecha tenemos un enlace que nos permite cambiar el estado de la matrícula (activa, solo lectura, archivada, baja)

En el menú de herramientas, situado en la parte derecha de la pantalla, tenemos la opción MATRÍCULA, que es a la que se accede por defecto, y dos herramientas más: 

  • Calificaciones: en esta pantalla podemos ver toda la participación del alumno en las actividades.
    Por defecto aparecen únicamente las actividades evaluables (que cuentan para la  calificación), pudiendo ver los intentos de cada ejercicio.
    En los casos en los que ese ejercicio sea de corrección manual, también puede corregirse desde esta misma pantalla.
    En esta pantalla es también dónde se califican el curso y las asignaturas cuando la corrección está establecida como ‘manual’ en el grupo
  • Anotaciones: en esta pantalla el profesor o administrador puede registrar anotaciones de eventos, incidencias, contactos telefónicos, etc.
  • Informes: desde esta pestaña podremos descargar los informes en PDF y excel de este alumno.

ACCIONES MASIVAS (DE MATRÍCULA)

A la izquierda de cada matrícula hay un pequeño recuadro seleccionable (check), para que podamos seleccionar individualmente un conjunto de matrículas. Por encima de todos ellos, en la cabecera, hay otro recuadro seleccionable que permite seleccionarlos a todos. 

En el momento que hay una matrícula seleccionada, aparece el botón Acciones masivas, que nos permite realizar varias acciones con todas las matrículas seleccionadas en un solo paso:

  • Cambiar de estado.
  • Descargar los datos de la matrícula en formato excel.
  • Enviar diploma por email.
  • Enviar mensaje interno.

FICHA DE ALUMNO

Entraremos a la ficha alumno desde la vista de alumno, haciendo clic en su nombre. 

En la esquina superior izquierda tenemos (igual que en la ficha de matrícula) la posibilidad de entrar al campus del alumno desde el botón Acceder al campus.

En el listado de acciones posibles tenemos: 

  • Editar alumno: para editar nombre del alumno, email, teléfono, etc. También en esta pantalla se puede configurar que el nombre del alumno se anonimice.
  • Cambiar clave: para cambiar la clave con que el alumno accede al campus y poder enviársela por mail.
  • Nueva matrícula: para crear de forma rápida otra matrícula para este alumno.

En el resto de la pantalla veremos un listado con las matrículas que tiene el alumno, pudiendo acceder a ellas a través de un enlace y ver la duración de las mismas, el porcentaje completado y ver si se han superado los requisitos. 

En caso de que las listas de cursos estén activadas, veremos por separado las matrículas pertenecientes a una matriculación conjunta y las listas de automatriculación a las que tenga acceso. 

ACCIONES MASIVAS (DE ALUMNO)

Igual que en el listado de matrículas, en el listado de alumnos podemos seleccionar varios o todos alumnos del listado para realizar acciones masivas. 

Las opciones que aparecen son tres:

  • Archivar.
  • Matricular.
  • Descargar datos (excel).