A veces, al oír hablar de ROI en elearning, pensamos que exclusivamente las empresas que ofrecen formación bonificada deben considerar la inversión.
En absoluto. Todas, con independencia de la fuente de financiación, necesitan tomar decisiones informadas, ajustar sus estrategias y saber si sus recursos financieros y humanos se están utilizando de modo eficiente.
En este post te contamos qué es y cómo calcular el ROI de tus programas de formación a distancia.
¡Sigue leyendo!
¿Tu programa de aprendizaje merece la pena? ¡Mide el ROI de la formación online!
Antes que nada, debemos aclarar que el ROI no es la única métrica a tener en cuenta para evaluar el impacto real de la formación online. Como veremos enseguida, solo arroja datos cuantitativos.
Asimismo, es fundamental que, previo a lanzar un programa, definas expresamente los objetivos a alcanzar y selecciones los ‘indicadores’ que te permitan saber si vas por el camino correcto una vez que el proyecto arranque. Nos referimos a los KPI o indicadores clave de rendimiento que deberás monitorear a lo largo de la formación.
Precisamente, con estos indicadores y recogiendo información de los empleados con las herramientas de seguimiento y análisis de tu plataforma elearning podrás tomar decisiones y realizar ajustes según sea necesario.
Al concluir el curso no debes basarte íntegramente en las cifras para hacer la evaluación. Tendrás que verificar la pertinencia del contenido y los conocimientos, habilidades y comportamientos adquiridos. Tanto los KPI establecidos al inicio como toda la información recopilada serán cruciales para dicha valoración.
Por supuesto, en este momento también entra en juego el ROI, buscando determinar, mediante su cálculo, si la inversión ha valido la pena.
Veamos qué es exactamente el ROI en formación y cómo calcularlo.
¿Qué es y cómo calcular el ROI en elearning?
Como decíamos, tras establecer tus objetivos, apoyarte en herramientas e indicadores y escuchar a tu equipo, es hora de comprobar los resultados para saber si has invertido bien tu dinero.
ROI quiere decir “retorno de la inversión” y lo que viene a hacer es dividir las ganancias entre los gastos. En pocas palabras, te da una idea de cuánto has ganado o perdido.
La fórmula es la siguiente:
ROI= (Beneficio Neto / Costo de la Inversión) ×100
En resumidas cuentas, compara la cantidad de dinero que inviertes en un proyecto con la de ingresos que te ha generado. Si el resultado sale positivo, has logrado un beneficio equis sobre lo que has invertido; si es negativo, has tenido pérdidas; y si se queda a cero, ni frío ni calor, te has quedado como estabas.
Como podrás suponer hacer este cálculo te ayudará a descubrir si la inversión que has realizado ha sido rentable, comparar cuáles de tus productos lo son más y, al mismo tiempo, evaluar la viabilidad de otros lanzamientos que puedas tener en mente.
Mejores prácticas para medir el ROI en formación online
Vale, con el ROI en elearning tenemos una métrica cuantitativa del retorno financiero. Sin embargo, hay un modelo que aborda la repercusión de la formación por encima de las cifras: el modelo de Kirkpatrick.
El modelo comparte la filosofía que planteamos de entrada de realizar una evaluación mucho más amplia de la formación. De ahí que sea uno de los métodos más utilizados para averiguar la eficacia de cualquier capacitación, incluido el e-learning.
A grandes rasgos, el modelo Kirkpatrick se enfoca en medir el impacto de forma cualitativa y cuantitativa en diferentes niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados.
Reacción
El primer nivel sirve para analizar la satisfacción del trabajador, es decir, cómo los estudiantes percibieron la instrucción.
¿Cómo medir la reacción? Con las respuestas a encuestas de satisfacción o comentarios abiertos, y, de forma cuantitativa, con las puntuaciones de las propias encuestas.
Aprendizaje
Durante este nivel se valida lo que han aprendido (conocimientos, habilidades, actitudes).
Para conocer el nivel de aprendizaje que ha obtenido el trabajador lo que se suele hacer es una evaluación al principio y otra al final para cotejar los resultados.
Comportamiento
El tercer nivel va a evaluar, tiempo después, si ha habido un cambio en la conducta. Es decir, si esa persona que ha recibido la formación ahora es más competente y consigue poner en práctica lo aprendido.
Es posible utilizar medidas tanto cualitativas, como observaciones o entrevistas, como cuantitativas, como, por ejemplo, el número de veces que se pone en práctica una nueva habilidad en el trabajo.
Resultados
En último término, se examina el resultado a nivel empresa de manera cuali-cuantitativa. Eso sí, para que la medición sea efectiva hay que dejar pasar algo de tiempo. Por un lado, se incluye la medición cuantitativa del ROI y, por otro, los comentarios, opiniones y observaciones recogidas de la formación.
Existen más modelos para evaluar una formación. Pero si comparamos el modelo de Kirkpatrick con otros, como la Metodología ROI de Phillips y el Modelo CIPP, quizá los más populares, encontramos que este combina lo mejor de los dos.
En concreto, parece ir más allá de lo cuantitativo, evalúa el ROI en elearning de manera explícita y nos permite entender su efecto con mayor profundidad. De todas formas, la elección de uno u otro dependerá de los objetivos e intereses de cada evaluación.
¿Cómo aplicar el ROI en elearning?
A continuación, te mostramos los pasos a seguir:
Paso 1: definir los objetivos del plan de capacitación online
¿Qué quieres lograr con el programa? No olvides que estamos refiriéndonos a objetivos SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo.
Ejemplo:
- Objetivo 1: aumentar las ventas un 10% (tras la formación)
- Objetivo 2: reducir el tiempo de formación en un 15%
Paso 2: recolectar los gastos
Consiste en agrupar todos los costes vinculados a la formación, tanto los derivados de la creación de los contenidos, como los ocasionados por la plataforma de aprendizaje y el personal implicado.
Ejemplo:
- Contenidos: 2.000 €
- Plataforma para empresas: 1.000 €
- Personal: 1.500 €
Total de gastos: 2.000 + 1.000 + 1.500 = 4.500 €
Paso 3: implementar el programa de formación online
Aquí se pone en marcha la formación en sí en la plataforma de aprendizaje, desarrollando todas las acciones diseñadas con anterioridad.
Paso 4: medir el impacto
En este paso se evalúa el efecto de la formación en los participantes y si se ha cumplido con los objetivos establecidos en el paso 1. Para ello, pueden aplicarse encuestas, pruebas y más métricas que permitan evaluar los cambios.
Ejemplo:
- Tiempo promedio de capacitación: 5 horas
- Resultado en pruebas: 80%
Paso 5: cuantificar los beneficios obtenidos
Esto es, relacionar beneficios con objetivos.
Ejemplo:
- Aumento de ventas respecto objetivo 1 (10% sobre 100.000 €): 10.000 €
- Ahorro de tiempo sobre objetivo 2: Reducción del tiempo de capacitación en un 15% (suponiendo que el tiempo de capacitación original era de 40 horas).
Ahorro en tiempo de capacitación: 40 horas x 15% = 6 horas. 6 horas x 50 €/hora = 300 €
Total de beneficios: 10.000 € + 300 € = 10.300 €
Paso 6: calcular el ROI en elearning
Para calcular el ROI usaremos la fórmula.
Ejemplo:
- Beneficios totales: 10.300 €
- Gastos totales: 4.500 €
- Beneficio Neto: 10.300 - 4.500 = 5.800 €
ROI = (Beneficio Neto/Gastos totales) x 100
ROI= (5.800/4.500) x 100 = 128.9%
Paso 7: analizar y aplicar mejoras
En el paso ‘final’ hay que comparar los resultados con los objetivos iniciales y, si no se han alcanzado, identificar las razones.
Siguiendo con el ejemplo, imagina que tu idea era incrementar en un 10% las ventas, pero te quedaste en un 5%. Es posible que necesites revisar los contenidos, la metodología o la plataforma elearning empleada.
En relación con esta última, cabe apuntar que hay plataformas que no ofrecen las mejores herramientas para el seguimiento o la actualización del contenido, lo que podría afectar a la efectividad de la formación… y al ROI. Es más, algunas ni siquiera contemplan un aspecto tan básico (y crítico) como que sea fácil de usar, algo que indiscutiblemente tiene un impacto directo en la productividad al formarse online y, nuevamente, en el ROI.
Al margen de la plataforma y del motivo en cuestión, quedaría ejecutar las mejoras que procedan y, después, volver al paso de calcular el ROI para constatar que los cambios implementados han generado mejores resultados.
Ya tienes una idea general sobre cómo medir el ROI en elearning. Recuerda que con objetivos claros, una medición constante y estableciendo mejoras basadas en datos, podrás optimizar el rendimiento de tu inversión año tras año.