¿Qué es el almacenamiento de datos en la nube?
En internet existe una red enorme de servidores alojados que, conectados de forma remota, se encargan de procesar y almacenar todos los datos que recibimos y enviamos.
Estos servidores ofrecen acceso y diversas funcionalidades de gestión externa para que los usuarios podamos acceder a ciertos datos a golpe de clic y sin necesidad de instalaciones, descargas ni preocupaciones.
Precisamente esa externalización en servidores de terceros es lo que conocemos como almacenamiento en la nube o, simplemente, la nube.
Pensemos en Google Drive o Microsoft OneDrive, dos conocidísimas herramientas que todos usamos, a fin de entender cómo funciona el almacenamiento de datos en la nube.
Para trabajar con una u otra lo primero que hacemos es conectarnos a internet desde el ordenador (tablet o móvil) y, una vez abierta la aplicación, comenzamos a trabajar, en solitario o en equipo, en hojas de cálculo, presentaciones o cualquier otro documento.
Y luego, ¿guardamos y descargamos ese contenido?
No necesariamente. Ese servicio que utilizamos está en la nube, no en nuestros ordenadores.
En consecuencia, los datos se almacenan automáticamente en internet por medio de un tercero (en este caso Google Drive o Microsoft OneDrive) que nos entrega el servicio con total acceso y desde cualquier sitio.
Ya si después queremos descargar y sincronizar los archivos en nuestros equipos es otro cantar.
¿Cómo se entregan los servicios en la nube?
Los proveedores en la nube pueden prestarnos determinados tipos de servicio.
Fundamentalmente, los principales modelos de servicios en la nube son software, plataforma o infraestructura ‘como servicio’.
Antes de nada, ¿qué entendemos ‘cómo servicio’?
Con independencia de la letra que pongamos delante, ‘aaS’ viene a definir a aquel servicio gratuito o de pago (según el consumo) que se nos brinda a través de internet y que podemos redimensionar en función de nuestras demandas.
Dentro de los modelos de comercialización, el software como servicio (SaaS, “software as a service”) es el que más nos interesa como usuarios finales. (Los otros están más enfocados a desarrolladores y arquitectos de red)
En esencia, SaaS es cualquier servicio basado en la web que está a nuestra disposición para su uso inmediato.
Es decir, el proveedor del servicio concede acceso a un software completo (implementado, administrado, actualizado…) para que el cliente, entrando a través de un navegador web o aplicación, disfrute del mismo sin tener que preocuparse por nada más. Todo es gestionado por el proveedor.
En particular, estamos hablando de soluciones como las citadas, Google Drive y Microsoft One Drive, y otras como WhatsApp, Netflix, Canva y un largo etcétera.
No cabe duda de que hay soluciones SaaS para infinitas utilidades. Entre ellas, para alojar los cursos y gestionar la formación online.
Más adelante retomaremos este tema con el propósito de ayudarte a descubrir, de ser tu interés, si podría convenirte hacerlo en una plataforma en la nube (SaaS) o en una alojada en un servidor físico.
¿Almacenamiento de datos en la nube o en local? Pros y contras
La elección entre almacenar datos en la nube o en local es una decisión importantísima, pues ambas tienen ventajas e inconvenientes.
Valora cuidadosamente las dos alternativas antes de pronunciarse.
Almacenamiento de datos en la nube
Ventajas usar la nube virtual en la docencia
A continuación, veremos los beneficios de tenerlo todo ‘en las alturas’ y por qué es la apuesta para guardar datos más segura, cómoda y empleada a día de hoy.
Archivos y documentos disponibles en cualquier momento y lugar
Basta con tener conexión a internet y un usuario y contraseña para acceder a todo el material que hayamos generado para el curso.
Contenidos accesibles y actualizados en todas las plataformas
Gracias a la nube, diferentes usuarios pueden acceder al material en línea al mismo tiempo y trabajar desde cualquier dispositivo en simultáneo.
Por consiguiente, los cambios efectuados y las aportaciones de los demás se sincronizan y actualizan al instante en todos los sitios a la vez.
Mayor organización de los contenidos de los cursos
A su vez, al trabajar, guardar y localizar los materiales de clase y archivos en un mismo lugar conseguimos evitar la dispersión de los contenidos.
Comunicación más eficiente y productividad
Una consecuencia directa derivada de todos los puntos precedentes.
En pocas palabras, la agilidad, accesibilidad y manejo de estas herramientas hace que los tiempos y los pasos dedicados a las tareas disminuyan de forma significativa.
Entre otras cosas, por tratarse de instrumentos en los que es posible trabajar de forma colaborativa, conjuntamente o a destiempo, y por las facilidades que dan para compartir recursos entre profesores o directamente a los alumnos antes, durante o después de una clase.
Ahorro de tiempo y dinero
Haciendo uso de herramientas de almacenamiento en la nube, tampoco será necesario imprimir los materiales de clase.
De hecho, con estas soluciones es posible compartir y subir los contenidos a la plataforma elearning, sin tener que desembolsar un céntimo.
Más seguridad y menos riesgo
Esto es, la nube virtual garantiza la seguridad de la información, incluso haciendo copias de seguridad y controlando los accesos de los usuarios.
Por otra parte, el trabajo no sufre si el ordenador falla. Es decir, no hay peligro de pérdida de datos por amenaza o mal funcionamiento del hardware.
Usar la nube para guardar archivos libera el espacio en el ordenador
Aparte, el almacenamiento de datos en la nube es ilimitado si así lo deseamos.
Así, de llegar al tope gratuito, siempre tenemos la posibilidad de contratar más de forma inminente.
Inconvenientes del almacenamiento de datos en la nube
Almacenamiento online limitado
Pese a la escalabilidad, el espacio de almacenamiento gratuito suele ser algo ajustado y, de hacernos falta, nos vemos obligados a contratar más.
Obligada conexión a internet
Desde luego, es necesario tener buena conectividad a Internet (rápida y constante).
Por suerte, cada vez son más los gestores de almacenamiento en la nube que hacen posible trabajar sin conexión, encargándose de sincronizar los datos automáticamente.
Vulnerabilidad del rendimiento
Aunque es poco probable, en alguna ocasión podríamos ver alterado el rendimiento de una herramienta de almacenamiento de datos en la nube.
En efecto, se trata de un recurso compartido con miles de usuarios y dependeremos de que exista una posible sobrecarga en el servicio del proveedor.
Almacenamiento en local
En local, no tenemos que alquilar nada, todo es nuestro.
Veamos qué acarrea eso.
Ventajas de no usar la nube virtual
Más capacidad para almacenar datos gratis
A decir verdad, los 15 GB gratuitos que traen muchas aplicaciones en la nube tampoco están mal.
No obstante, un disco duro puede almacenar 2 TB sin problema.
Mayor control sobre la seguridad
Al tener la información en el ordenador, tenemos un control total sobre cómo se almacenan los datos y quién accede.
No hay problemas por caídas o lentitud de la red
En este sentido, no estamos condicionados a la velocidad de la conexión a internet, algo que puede afectar al rendimiento si esta es lenta.
Inconvenientes del almacenamiento físico
Datos menos accesibles
Es más difícil compartir la información con otras personas, algo que, al mismo tiempo, puede elevar los gastos y esfuerzos.
Importantes gastos
En relación con la anterior, los costes de hardware, aunque no son recurrentes, son altos y, el mantenimiento, las actualizaciones o el mero hecho de agregar más espacio hay que pagarlos.
Si el servidor falla, todo lo demás también
Conviene subrayar que la información almacenada de forma local es más sensible a sufrir catástrofes. Y, en el más indeseable de los casos, hasta las copias de seguridad pueden perderse.
Aplicaciones en la nube virtual idóneas para la docencia
Hay muchos tipos de plataformas de almacenamiento en la nube, pero estas son muy acertadas para el trabajo diario y para producir los contenidos de un curso.
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive está integrado en el sistema operativo de escritorio que casi todos utilizamos, Windows.
A grandes rasgos, proporciona herramientas para acceder, editar, y compartir los archivos mediante el envío de un vínculo desde cualquier dispositivo y lugar.
Asimismo, admite la colaboración en tiempo real con las aplicaciones de Office y asegura el guardado de las fotos y archivos aun perdiendo el dispositivo.
Para usar OneDrive únicamente debes disponer de una cuenta de Hotmail u Outlook.
El plan básico es gratuito y dispensa 5 GB de almacenamiento de datos en la nube y todos los servicios incluidos.
Adicionalmente, presenta suscripciones para empresas a un precio bastante holgado.
Google Drive
A diferencia del de Microsoft, el mero hecho de disponer de una cuenta de Gmail, Google Drive ya suma 15 GB de espacio para copias de seguridad y respaldos de datos completamente gratis.
Por otro lado, con Google Workspace for Education, un paquete donde también se encuentra Drive, puedes contratar distintos planes con funciones y herramientas pensadas para las instituciones educativas.
En concreto, con Google Drive es posible guardar, compartir y colaborar en archivos y carpetas desde un móvil, tablet u ordenador.
Básicamente, la herramienta integra Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones para crear contenidos y colaborar en tiempo real. En especial, facilita cooperar en archivos de Microsoft Office sin tener que convertir los formatos de los mismos.
Por último, cabe mencionar que ofrece protección integrada contra software malicioso, spam y ransomware.
Dropbox
Entre las plataformas de almacenamiento en la nube para el guardado de fotos y documentos encontramos Dropbox.
Dropbox es un servicio en la nube en el que guardar archivos y contenidos para tenerlos disponibles en todo momento.
Se trata de un espacio colaborativo para equipos distribuidos y desde el que pueden compartirse archivos con otros que no tengan cuenta de Dropbox.
El plan gratuito suministra 2 GB para el almacenamiento de datos en la nube. De todas formas, hay otros de pago entre 2000 y 5000 GB.
iCloud, almacenamiento de datos en la nube diseñado para Apple
Los clientes Apple cuentan con su propio depósito exclusivo para fotos, archivos, correos y más: iCloud.
La principal baza de esta plataforma de almacenamiento de datos en la nube es que nos deja acceder a fotos, archivos y otros contenidos del iPhone desde cualquier navegador web.
Y lo mejor, los cambios efectuados desde el navegador o viceversa, se sincronizan en el resto de dispositivos.
Adicionalmente, permite crear álbumes compartidos y acceder a documentos desde otros dispositivos, aun tratándose de Windows.
Mega
Si bien al crear una cuenta Mega ya se obtienen 20 GB gratis de almacenamiento de datos en la nube, comercializa otras formas para ampliarlo.
Destaca de entre todas las herramientas de almacenamiento en la nube, por el servicio de chat, desde el que es posible conectar mediante llamadas, videollamadas con los contactos que estén en Mega.
Además, consiente exportar enlaces de los archivos y carpetas, compartir estas últimas, hacer copias de seguridad, guardado automático de versiones anteriores de los archivos y sincronizar datos(entre el ordenador y su nube virtual).
En la web hace una comparativa siendo entre Dropbox y Google Drive el que tiene el plan de pago más económico.
¿Plataformas en la nube o físicas para e-learning? ¿Dónde alojar los cursos online?
Alquilar o instalar una plataforma elearning dependerá de tu tipo de negocio y de lo que ‘de verdad’ te haga falta.
Naturalmente, cada una tiene distintos requerimientos en relación con el presupuesto y el manejo y, de ningún modo, entramos a valorar que sean mejores o peores.
En cuanto a las plataformas e-learning en la nube (SaaS), resaltar que una vez contratada, puedes despreocuparte de todo lo demás y centrarte en la creación del curso.
Es decir, ya vienen adaptadas de fábrica a las necesidades de los usuarios y no tienes que hacer instalación ni configurar nada. Todo se encuentra en los servidores de la empresa proveedora, a la que pagas por uso de la plataforma, y las actualizaciones y el mantenimiento corren por parte de la misma.
Al no estar hospedadas en una infraestructura propia, sino en la nube, no suelen mostrar fallos de seguridad y resultan muy estables.
Por el contrario, las plataformas alojadas en un servidor tienen como ventaja la propiedad de la misma, un modelo de precio cerrado y, en especial, que al poder modificar el código es posible añadir funcionalidades y hacerlas ‘a medida’.
¿Qué plataforma elearning elegir en función del tipo de negocio o institución?
En el fondo cada modelo es válido para circunstancias distintas.
Sin embargo, si tienes alumnos que asisten a clase en tu centro o empresa física, puede interesarte tenerla alojada en tu servidor (aunque siempre es positivo compartirlo en la nube para que los alumnos puedan seguir su estudio y hacer los deberes).
Por lo general, hablamos de casos donde el tamaño de la empresa o institución es sustancial y puede hacer frente a los gastos iniciales y a los recurrentes cargos derivados de la personalización a medida de la plataforma, el mantenimiento o las actualizaciones.
En cambio, recomendamos tenerla en la nube a cualquier tipo de organización que quiera una solución acabada y operativa desde el inicio para formar a alumnos procedentes de entornos diversos.
Sobre todo, para aquellas que comienzan a hacer e-learning y, ante la incertidumbre, quieran contratar una solución más estandarizada, pero con costos previsibles, aun cuando sean mínimos.
También si se trata de proyectos a corto plazo, estacionales o temporales en los que no es asumible una puesta en marcha lenta ni realizar desembolsos a nivel servidor ni los expuestos por adelantado sobre el almacenamiento físico de la plataforma.
En la nube o no, a tener en cuenta…
Aunque la elección de la mejor plataforma e-learning para ti, como decíamos, va a depender de tus requerimientos, siempre abogamos por una solución profundamente enfocada en el usuario y, por tanto, sencilla de utilizar.
Recuerda que los profesores tienen que tenerlo fácil a la hora de enseñar, los alumnos al aprender y el responsable o administrador del sitio al gestionar la formación online en su totalidad.
Tampoco desestimes que el proveedor cuente con un buen equipo técnico y e-learning capaz de ayudarte a arrancar y con el que, en adelante, puedas solucionar dudas e incidencias con agilidad.
Sea cual sea tu prioridad, nuestro mejor consejo es que localices referencias, busques asesoramiento y pruebes a fondo el producto para saber si realmente encaja con lo que tienes entre manos o en mente.