Es difícil ser objetivos a la hora de aconsejar una plataforma de teleformación cuando nosotros nos dedicamos a eso.
Por eso, en vez de analizar o comparar plataformas de teleformación, donde sin duda barreríamos para casa (¡y con razón!), vamos a centrarnos en los parámetros que debes tener en cuenta para elegir tu plataforma de teleformación.
Elegir la plataforma de teleformación: aspectos a considerar
Estudiar las necesidades de un proyecto de teleformación es un proceso que hemos vivido muchas veces.
Por esta razón, te ofrecemos unos consejos para que sepas elegir una plataforma de teleformación y te anticipes a futuros problemas.
¿Quién administra la plataforma de teleformación?
El primer punto y, seguramente, el más importante a la hora de elegir plataforma de teleformación.
¿Quieres que los contenidos se gestionen desde tu empresa? ¿Deseas dar de alta a los alumnos? ¿Piensas coordinar la docencia? ¿Vas a desarrollar los contenidos?
Dependiendo de lo que necesites, puedes encontrar:
- Desde un servicio de alquiler de plataforma de teleformación
Como es el caso de la plataforma elearning evolCampus.
- Servicios que ofrecen contenidos ya dispuestos en una plataforma determinada
- O bien, servicios en los que la empresa que ofrece el alquiler de la plataforma se encarga también de otros aspectos (configuración, matriculación…).
¿Qué te impulsa a elegir una plataforma de teleformación?
Definir los requisitos con los que debe contar la plataforma de teleformación que escojas no es solo importante, es prioritario.
Lo primero de todo es conocer la necesidad real. No te dejes engatusar con funcionalidades que en verdad no necesitas.
Incluso es más útil hacer una lista de necesidades y problemas que la plataforma de teleformación deba solucionar, que detallar cómo ha de ser la funcionalidad que los resuelva.
Suele ser efectivo designar una persona encargada de hacer la selección de plataformas de teleformación. Así, será esta quien centralice la información y muestre las opciones al resto del equipo.
Al respecto, esa persona responsable del proceso tendrá que tener un nivel de conocimiento tecnológico razonable y una fuerte visión de empresa. De esta manera será capaz de definir esas necesidades y servir de enlace al resto del equipo.
Por nuestra experiencia, si son demasiadas personas las que intervienen en el proceso, se dificulta mucho más el acuerdo.
O incluso peor, que la determinación de requisitos termine siendo una ‘carta a los Reyes Magos’ donde cada persona o departamento pretenda solucionar sus carencias tecnológicas con una lista de requisitos interminable. Eso hace imposible encontrar y elegir una plataforma de teleformación adecuada.
Por estas razones, es importante conocer muy bien las características de cada plataforma de teleformación.
¿Quieres importar cursos a una nueva plataforma de teleformación?
Si ya has hecho algunas ediciones de tus cursos en otra plataforma, tendrás que valorar hasta qué punto te interesa y es posible importarlos a la nueva.
Para los contenidos tienes el estándar SCORM, que precisamente se creó para facilitar el paso de estos entre plataformas, siempre que estén preparadas para trabajar ese formato.
Pero, ¿y si quieres traspasar el resto de datos? (usuarios, notas, conexiones, matrículas, históricos…).
Según de qué información se trate podemos estar hablando de un trabajo muy costoso, si la diferencia entre ambas plataformas es muy grande en cuanto a estructura (algo nada extraño…).
También puede ocurrir que la empresa no proporcione ese servicio e igual esto sea decisivo para elegir la plataforma de teleformación.
El proceso de exportación-importación de una plataforma e-learning a otra siempre tiene un componente manual y debe realizarse por personas expertas, por lo que puede tener un coste elevado.
Lo más sencillo, cuando sea posible, es efectuar un paso gradual. Es decir, ir abandonando progresivamente la plataforma anterior e ir usando la nueva poco a poco.
De esta manera, será más conveniente para profesores, administradores y alumnos. Pero claro, habrá casos en los que no exista la posibilidad…
¿Has pensado en hacerla tú?
Puede que estés valorando seriamente desarrollar tu propia plataforma.
Con pocos medios será casi imposible, pero ¿por qué no si eres una empresa grande con mucho personal y recursos?
Esta tentación es grande. Sin embargo, no suele ser una buena opción.
La razón principal, porque el equipo que se encargue del desarrollo no contará con suficiente experiencia en formación.
Los profesionales que nos dedicamos a la tecnología para la educación hemos aprendido de nuestros errores. Hemos necesitado años de experiencia para poder sacar al mercado productos competentes y robustos, que cubran la verdadera necesidad.
Por muy capacitado que esté ese equipo de desarrollo, si jamás ha trabajado en la construcción de una plataforma de formación es fácil prever que seguramente saldrá mal.
La inversión será grande (el desarrollo es lento… y caro), la exposición al error será también enorme. Y además tendrá poco sentido, cuando hay plataformas en el mercado que acumulan la experiencia de muchos años y muchos clientes, a un precio más que razonable.
¿Cuándo merece la pena?
- Cuando la rentabilidad de tener un software propio que se pueda modificar constantemente de forma interna, sea tan grande que no te importe un coste elevado.
- En los casos en los que la plataforma es un core del negocio y las plataformas estándar no atiendan a unos requisitos muy particulares.
Aquí, nuestro consejo es que si decides apostar por un desarrollo propio, busques un equipo con experiencia demostrable en e-learning.
¿Una plataforma de teleformación gratuita o de pago?
El dicho dice que nada es gratis… y por algo será.
Existen plataformas gratuitas, como Moodle o Sakai, que son de código abierto y, por ello, no hay que pagar a sus creadores por el uso.
Ahora bien, eso no significa que no te vaya a costar nada.
Para instalar estas herramientas es necesario configurar un servidor web.
Y para que sean útiles, es necesario que alguien con conocimientos específicos en configuración e instalación las adapte a tus necesidades (hasta el punto que la plataforma de teleformación lo permita, por supuesto).
Es decir, para su correcta instalación y configuración, o bien debes contar con una empresa o autónomo que se dedique a estos menesteres o contratarlo en plantilla. Y eso tiene un coste.
Configurar, afinar y segurizar una plataforma desde cero no está al alcance de una persona sin conocimientos. El coste simplemente es distinto porque el modelo también lo es desde la base.
Por ejemplo, cuando se trabaja con software gratuito, Moodle, sin ir más lejos, es habitual que la empresa que configura tu plataforma tenga también el control de administrador, encargándose de otras funciones.
En el software SaaS privativo lo usual es que el control de administrador lo tenga el propio cliente.
Conoce más sobre los costes ocultos del software libre. Su lectura puede ayudarte mucho a elegir la plataforma de teleformación.
Ventajas y desventajas de las gratuitas
El software gratuito (principalmente Moodle):
- Cuenta con cientos de módulos, plugins… que puedes utilizar.
- Hay una comunidad enorme que colabora en la programación de nuevas utilidades.
- Es probable que tus alumnos ya hayan usado estas plataformas de teleformación con anterioridad.
Como parte negativa, el software gratuito está condicionado a su propia historia. Llevan en el mercado muchísimos años y eso se nota:
- Su estructura interna está basada en paradigmas anticuados, lo que se traduce en limitaciones de uso.
- Tener que mantener compatibilidad con versiones anteriores hace que su usabilidad esté muy alejada de los estándares modernos, al igual que el aspecto visual y de manejo.
- Tras cada actualización sueles encontrar problemas de compatibilidad y de funcionamiento.
Por tanto, para tomar la mejor decisión a la hora de elegir una plataforma de teleformación, hay que comparar el coste final de las plataformas de pago y de las gratuitas.
Eso sí, atendiendo a todos los parámetros y comprendiendo las ventajas e inconvenientes de cada modelo.
¿Y la sencillez de uso?
En EvolMind apostamos por la usabilidad como estandarte de nuestra plataforma evolCampus porque es lo que más demandan los clientes.
Una plataforma e-learning puede ser utilizada por diferentes perfiles con distintos niveles técnicos (administradores, profesores y alumnos).
Los alumnos la emplearán durante un tiempo que puede ser muy breve. Algo que también puede suceder con los profesores, dependiendo del modelo de teleformación.
En cualquier caso, es fundamental que el manejo sea sencillo para que avancen por el curso con rapidez.
De no ser así, se generará un tráfico importante de reclamos a soporte para la empresa que organiza la formación.
¿Por qué no una plataforma e-learning SaaS?
SaaS hace referencia al software disponible a través de internet como un servicio. Por ejemplo, tu correo electrónico o nuestra banca por internet.
La principal característica del software SaaS, a diferencia del tradicional, es que la plataforma de teleformación no está alojada/instalada en tu equipo, sino que es la empresa que desarrolla el software quien la controla.
Ventajas de elegir una plataforma de teleformación SaaS
- No es necesario que cuentes con conocimientos técnicos, ni de personal cualificado. La responsabilidad técnica sobre el correcto funcionamiento recae en la compañía proveedora de software, lo que reduce costes y riesgo de inversión.
- El proveedor no tiene la posibilidad de desatenderte, puesto que esa atención es necesaria para que sigas contratando el servicio.
- El proveedor proporciona los medios de seguridad de acceso a la aplicación, sin que tengas que ocuparte de ello.
- No es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino el pago de un alquiler por el uso del mismo. Razón por la que el coste suele ser bastante razonable en relación con el servicio ofrecido.
- Cuentas con total flexibilidad en la utilización de los sistemas operativos de tu preferencia. Usar el navegador para acceder no incide en el funcionamiento del software.
Inconvenientes de las SaaS
- No tienes acceso directo a los contenidos, ya que están guardados en un lugar remoto, lo que disminuye el índice de privacidad, control y seguridad. El proveedor sí tiene posibilidad de consultarlos.
- No puedes hacer modificaciones en la plataforma de teleformación.
- Al estar el servicio y el programa dependientes de la misma empresa, no existe la posibilidad de migrar a otro servicio usando el mismo programa.
- En caso de que sufras una caída de tu servicio de internet, no podrás acceder al software.
- La cultura popular de 'tener los datos en mi computadora', aunque la tendencia indica que es algo que está desapareciendo.
¿Qué tal si primero la pruebas?
Antes de elegir una plataforma de teleformación es prioritario probarla.
De hecho, la inmensa mayoría de los campus virtuales deberían brindarte esa opción.
Ahora bien, no basta con echar un vistazo unos minutos. Como mucho, lograrías una primera impresión, y con mucha suerte conocerías sus virtudes.
Para saber seleccionar una plataforma de teleformación debes probarla a fondo.
Chequea todas sus opciones: crear contenidos, matricular, interactuar como profesores, ver qué herramientas de configuración tiene…
Que la empresa te realice una demo guiada es un primer paso. Pero realmente descubrirás si es lo que necesitas (sus virtudes y defectos) si dispones de un acceso donde puedas interactuar libremente con la plataforma.
Para descubrir sus limitaciones tendrás que dedicarle tiempo y paciencia. Haz circuitos completos en los que simules el proceso de creación de contenidos, matriculación y estudio del alumno, para ver cómo se comporta la herramienta.
De no conocer cómo funcionan los procesos y su comodidad de uso de antemano, cuando lo descubras será demasiado tarde.
¿Servicio de soporte? ¡Ni lo dudes!
El soporte es otra característica importante a valorar cuando vayas a elegir plataforma de teleformación.
Encontrarás plataformas que no ofrecen ayuda, estando incluido en el precio, o que te obligan a abonar el servicio aparte.
Podríamos dividir las funciones de un servicio de soporte en estas:
- Ayudar al cliente a desenvolverse con las funciones de la plataforma de teleformación (dudas, errores de manejo, etc.).
- Arreglo de fallos de software.
El software falla y no sería muy realista pensar que es algo que no te va a suceder. Hasta los programas más utilizados del mundo, desarrollados por cientos o incluso miles de personas, necesitan estar continuamente corrigiendo errores.
Por eso, antes de contratar una plataforma e-learning conoce bien cómo es el soporte:
- En qué consiste el servicio
- Cuáles son los costes adicionales (si los hay)
- Qué cobertura proporciona
- A través de qué vías y en qué tiempos solucionan tus problemas
Dentro del soporte también está todo lo relacionado con las copias de seguridad y recuperación ante desastres.
Ten muy en cuenta este punto antes de elegir plataforma de teleformación.
En resumen…
1. Haz una selección de plataformas de teleformación y conoce qué ofrecen los distintos modelos.
2. Prueba a fondo (y con ojos críticos) las plataformas. Ve más allá de una primera impresión o de lo que le pueda contar un catálogo, un vídeo o una presentación comercial.
3. Piensa en tus alumnos y profesores y encuentra una plataforma de teleformación que sea cómoda especialmente para estos.
4. Valora todos los costes, tanto los evidentes como los ocultos.
5. Y por último, entérate de cómo es el soporte. Quizás ahora no lo veas como una prioridad, pero lo será cuando lo necesites.
Elegir una plataforma de teleformación no es tarea fácil. Dedícale todo el tiempo que necesites y encuentra la que te proporcione lo que realmente buscas.