Hasta hace relativamente poco, el e-learning solo era una opción más dentro del mundo de la formación, pero ahora se ha convertido en una necesidad, en un complemento y en una realidad del día a día.
Elegir bien la plataforma de elearning para tu empresa afecta directamente a la productividad de tus empleados, la retención de talento y la capacidad de innovar y escalar la formación.
Optar por la plataforma errónea puede traducirse en una baja participación y motivación, contenidos y cursos poco accesibles e incluso pérdida de la inversión. Para evitar esto, las empresas buscan algo más, algo que cubra todas sus necesidades, y esto ha hecho que la exigencia sea mayor y que los requisitos de las plataformas e-learning evolucionen.
Lo que antes bastaba, como alojar cursos y registrar asistencia, ya no es suficiente. En 2025, las empresas demandan funcionalidades avanzadas como analítica de datos en tiempo real, integración con otras herramientas corporativas, accesibilidad desde cualquier dispositivo, experiencias interactivas y soporte con inteligencia artificial integrada.
¿Por qué es crucial acertar al elegir tu plataforma elearning?
Acertar a la hora de elegir tu plataforma de elearning es más complejo de lo que parece. Hace unos años, la formación online era una alternativa más a la formación presencial, ahora, con la digitalización de las empresas y el trabajo remoto, más que una opción, se ha convertido en una necesidad y en una pieza clave para dar respuesta a las principales preocupaciones empresariales actuales.
Las empresas necesitan herramientas que les permitan escalar, que crezcan al mismo ritmo que la compañía y se puedan integrar con software corporativos internos como ERP. Además, deben cumplir las nuevas normativas de protección de datos, ofrecer una buena experiencia de usuario y ser accesibles.
Como extra, muchas empresas buscan plataformas que cumplan con las exigencias de la formación bonificada por FUNDAE y utilicen tecnología avanzada como la inteligencia artificial, que les permita personalizar la experiencia, automatizar tareas y analizar resultados.
6 requisitos de un LMS corporativo. ¿Qué debe tener una plataforma elearning?
Antes que nada, debes saber que el criterio para explicar los requisitos de una plataforma elearning parte de nuestra experiencia y las conversaciones que tenemos a diario con nuestros clientes.
Hablamos de consultoras, asesorías, centros formativos, academias, universidades, colegios y empresas de diversos tamaños y sectores que comparten las mismas preocupaciones, miedos y errores.
Las barreras a las que se enfrentan muchos de los usuarios tienen que ver con sus miedos. Miedo a no saber por dónde empezar, a no poder ponerlo en marcha a tiempo, a tener que dedicar horas a aprender las herramientas, a las complicaciones técnicas, a pensar que es necesario contar con programadores o conocimientos sobre la materia. Y, por supuesto, miedo al precio.
Ahora bien, todos esos miedos no son reales. En su mayoría, responden a la falta de información y, en algún caso, a una mala experiencia que les lleva a cometer errores, haciendo que sus formaciones no sean satisfactorias.
Hay clientes que recurren a ciertas plataformas solo por su popularidad y, finalmente, les resultan muy complejas y con demasiadas funcionalidades. Muchas más de las que realmente necesitan. Luego, vemos otros a quienes les ocurre lo contrario, escogen las más básicas… y se quedan cortos.
Existen una serie de criterios necesarios para elegir la mejor plataforma e-learning. La facilidad de uso, seguridad, estabilidad, escalabilidad… Estudiando cada detalle, sabrás cuál es la ideal para ti y la elección de una plataforma LMS será mucho más acertada.
Requisito 1: Sencillez para todos los usuarios
En la lista de requisitos de una plataforma e-learning para empresas, el primero es que sea cómoda y fácil de usar, tanto para gestionar como para enseñar y aprender.
Es decir, administradores, profesores y alumnos tienen que encontrar sencilla la manera de interactuar con ella, independientemente de sus conocimientos en e-learning o tecnología. La plataforma debe brindarles autonomía para poder acceder a los contenidos, realizar exámenes, corregir ejercicios o dar feedback sin complicaciones.
Esto se consigue con un diseño de interfaz amigable e intuitivo, con una curva de aprendizaje muy pequeña y un onboarding simple. A veces lo más sencillo es lo que mejor funciona, con botones y secciones claras y rutas bien marcadas. Desde la matriculación de alumnos y la creación de contenidos hasta la propia baja del curso.
En nuestro caso, hay un dato. A día de hoy, tenemos en evolCampus más de 100.000 alumnos en simultáneo y a ninguno le hemos tenido que enseñar a utilizar la plataforma.
Requisito 2: Seguridad de datos y cumplimiento normativo
Otro de los requisitos de un LMS es que sea fácil y seguro para empresas, ya que los cursos, contenidos y bases de datos de los alumnos matriculados van a estar dentro y cualquier fallo en la protección de estos datos puede traducirse en problemas de confianza, reputación e incluso sanciones legales.
Algunas soluciones te harán tener todos los datos en tus propios servidores, pero según tus medios y conocimientos, puede que te resulte más fácil y mejor confiar en soluciones en la nube que dispongan de copias de seguridad automáticas.
Más allá de la seguridad técnica, es importante que la plataforma cumpla con las normas de protección de datos, como la LOPD en España y el GDPR a nivel europeo, haciendo una gestión adecuada y clara de los consentimientos y siendo lo más transparente posible.
Además, debe mantenerse actualizada en este aspecto, sobre todo ahora con la aparición de nuevas tecnologías de aprendizaje como la educación en el metaverso o las técnicas avanzadas de proctoring en empresas.
Requisito 3: Estabilidad y disponibilidad 24/7
A su vez, tiene que ser estable. Esto es, que en la herramienta elegida no se produzcan incidencias técnicas y, en consecuencia, siempre esté disponible. Al fin y al cabo, una de las principales ventajas del elearning es la flexibilidad de poder realizar el curso en cualquier momento y lugar.
Para cumplir con esto, la plataforma debe garantizar el acceso ininterrumpido para todo tipo de usuarios y sedes allí donde estén, incluso si no disponen de conexión a internet en ese momento. Esta disponibilidad 24/7 se consigue también con un sistema de feedback automatizado y tutores virtuales como Evolmentor que puedan resolver dudas y asistir a los alumnos a cualquier hora del día.
Requisito 4: Escalabilidad y flexibilidad financiera
Al escoger un LMS corporativo debes estimar tu proyección. Quizá ahora la necesitas para un curso de 50 alumnos, pero en unos meses tu proyecto puede crecer llegando a los 1.000. ¿Y entonces, qué?
Cerciórate bien de que la plataforma sea escalable, de forma que se adapte a tu formación sin problemas, tanto a nivel técnico de almacenamiento, usuarios, rendimiento del sistema como organizativo y financiero.
Aparte de la dimensión técnica, hay que tener en cuenta la financiera. Una plataforma ideal debe permitirte ajustar el precio y los costes al tamaño del equipo, el número real de usuarios activos y las funcionalidades que necesitas, de esta forma evitarás pagar sobrecostes.
En el caso de empresas o consultoras que buscan participar en programas como FUNDAE, se debe verificar que la plataforma elegida sea compatible con los requisitos de FUNDAE, ya que no todas lo son.
Requisito 5: Funcionalidades alineadas a las necesidades de empresa
Observa que ofrezca las funcionalidades que realmente necesitas. Entre ellas están las básicas, como la matriculación, creación de contenidos, comunicación, integración de videoconferencias, evaluación y análisis. Luego, otras para casos más especiales como big data, realidad virtual o gamificación.
Algunas de las funcionalidades esenciales de un LMS corporativo son:
- Herramientas de comunicación: chats, foros y videoconferencias para resolver dudas, asistir a clases y trabajar en proyectos conjuntos.
- Gestión integral de roles: un sistema de gestión de permisos para los diferentes tipos de usuarios. Administradores, docentes y alumnos no necesitan acceder a las mismas funcionalidades.
- Admisión de formatos actuales: soporte para SCORM, HTML5 y recursos multimedia como vídeos, presentaciones interactivas e incluso realidad aumentada.
- Personalización y analítica avanzada: opciones para adaptar la plataforma a la identidad corporativa y crear rutas de aprendizaje personalizadas, además de la creación de reportes e informes detallados.
- Integración con otros sistemas: conexión con otras herramientas internas como software de RR.HH., CRM, analítica empresarial o SSO para que la formación sea una parte más del ecosistema digital de la empresa.
Requisito 6: Integración de IA y analítica inteligente
Una buena plataforma debe contemplar y estar al día para incorporar las últimas tendencias tecnológicas:
- La asistencia con IA: con chatbots y robots inteligentes que resuelven dudas en tiempo real.
- Analítica predictiva del desempeño: para identificar patrones de comportamiento y ofrecer soluciones más personalizadas.
- Automatización del soporte y reporting: recordatorios, feedback, notas, informes y notificaciones automáticas para agilizar procesos y mantener una actividad constante sin necesidad de estar pendiente.
Las ventajas de incorporar la inteligencia artificial y la tecnología predictiva son claras, favorecen la personalización de contenidos, ahorran tiempo a formadores y alumnos y detectan necesidades y oportunidades de mejora mucho más rápido.
Checklist LMS para empresas: ¿cómo probar si es la plataforma adecuada?
Antes de tomar la decisión definitiva y seleccionar una plataforma LMS, te recomendamos hacer pruebas y tests que te permitan simular acciones concretas y valorar si la plataforma es la adecuada para tu empresa.
Por ejemplo, puedes realizar una simulación de altas y bajas para comprobar la facilidad de matriculación por parte de los alumnos. También puedes subir diferentes tipos de contenidos, como vídeos, archivos PDF o SCORM para verificar su compatibilidad y tiempo de carga.
Prueba a gestionar diferentes permisos y perfiles de usuario para valorar si se adapta a lo que realmente buscas, genera algún informe de muestra y prueba a integrarla con otras herramientas de tu empresa para asegurarte de que vas a poder usarla con tus software internos.
Checklist para evaluar una plataforma e-learning
- Crea un informe de muestra.
- Sube archivos en diferentes formatos.
- Simula altas y bajas de alumnos.
- Configura roles distintos y verifica los permisos.
- Lanza una clase en directo.
- Accede sin conexión (modo offline) y sincroniza después el progreso.
- Integra la plataforma con una herramienta corporativa.
- Personaliza la interfaz con el logo y colores de la empresa.
Aunque estas sean algunas de las acciones básicas que puedes llevar a cabo para comprobar que estás tomando la decisión adecuada, es cierto que cuando se trata de LMS, las pequeñas empresas no tienen las mismas necesidades que las grandes.
Una pequeña o mediana empresa puede beneficiarse de una plataforma flexible, con una interfaz fácil de usar y con funcionalidades básicas y esenciales.
A una empresa de mayor tamaño quizás le interesa disponer de integraciones más avanzadas, traducción de contenidos automática, compatibilidad con diferentes sedes, múltiples roles y permisos y un reporte del ROI más detallado.
Para reportar el retorno de la inversión y valorar la rentabilidad, algunas métricas que no deben faltar en el checklist de un CFO son:
- Crea un informe de muestra.
- Porcentaje de empleados que utilizan efectivamente la plataforma.
- Tasa de finalización de cursos.
- Horas de formación completadas vs. planificadas.
- Ahorro en costes de formación presencial.
- Comparación entre inversión en el LMS y beneficios obtenidos (productividad, cumplimiento normativo, reducción de rotación).
- Reducción de tiempo de onboarding.
Preguntas frecuentes sobre los requisitos de una plataforma elearning
¿Cómo elegir la mejor plataforma e-learning para mi empresa?
Evalúa tus necesidades reales, como el número de usuarios, tipos de contenidos y objetivos y prueba la plataforma antes de contratarla. Busca usabilidad, compatibilidad con tus sistemas internos, seguridad y escalabilidad elearning.
¿Qué nivel de seguridad debe tener un LMS para empresas?
¿Cómo se integra un LMS con otras herramientas empresariales?
Algunas plataformas de elearning como evolCampus permiten integraciones con software de RRHH, CRM, videoconferencias y otras herramientas internas a través de su API.
¿Qué significa que un LMS sea compatible con FUNDAE?
La compatibilidad FUNDAE con una plataforma online significa que la herramienta genera la documentación y reportes necesarios para bonificar la formación a través de FUNDAE en España, aprovechando esta iniciativa de formación.
¿Qué aporta la inteligencia artificial en una plataforma e-learning?
La IA permite personalizar itinerarios de aprendizaje, ofrecer asistencia virtual, automatizar reportes y aplicar analítica predictiva para detectar problemas o necesidades de refuerzo en los equipos.