Hay algo que me gusta especialmente de agosto. Y no, no hablo de las vacaciones. Mientras las agendas se vacían un poco y el ritmo de muchas empresas disminuye, aparece algo de lo que solemos ir cortos durante el resto del año: tiempo para pensar.
A lo largo de los meses vivimos volcados en la urgencia. Reuniones, proyectos, lanzamientos, matriculaciones, campañas, seguimiento de alumnos, incidencias técnicas, actualizaciones de contenidos, nuevas funcionalidades… Todo sucede muy deprisa. Y cuando el ritmo no da tregua, es fácil confundir estar haciendo cosas con estar avanzando de verdad.
Quizá por eso siempre he pensado que agosto es uno de los meses más estratégicos del año. Paradójicamente, es también uno de los más infravalorados.
Porque cuando bajamos la velocidad aparecen preguntas que durante el resto del año apenas tenemos tiempo para plantearnos:
- ¿Estamos ayudando a nuestros equipos a desarrollar las habilidades que necesitarán en el futuro cercano?
- ¿Nuestra plataforma sigue respondiendo a las necesidades de alumnos y docentes?
- ¿Nuestros procesos son eficientes o simplemente nos hemos acostumbrado a ellos?
- ¿Estamos aprovechando bien la tecnología que tenemos?
- ¿Hay oportunidades de mejora que llevamos demasiado tiempo posponiendo?
Son preguntas incómodas. Pero también son las que más valor aportan.
Mejorar no siempre significa empezar de cero
Responder a estas preguntas no implica replantear por completo nuestra formación, cambiar todos los contenidos o poner en marcha una gran transformación. Muchas veces, la mejora comienza de una forma mucho más concreta: observando con atención lo que ya está en marcha y detectando dónde se están acumulando pequeñas fricciones.
A veces pensamos que todo funciona bien
Hay otra razón por la que creo que merece la pena aprovechar periodos de menor actividad, como agosto, para revisar cómo estamos haciendo las cosas: muchas veces damos por hecho que todo funciona bien.
Y puede que sea así. Pero que algo funcione no significa que no pueda funcionar mejor.
La rutina tiene mucho que ver con esto. Nos acostumbramos a que un docente dedique horas a tareas administrativas, a procesos con pasos que quizá ya no sean necesarios o a herramientas que fallan de vez en cuando. Incluso podemos llegar a pensar que, cuando un alumno abandona un curso, simplemente ha perdido la motivación.
El problema es que, cuando estas situaciones se repiten, dejamos de verlas como algo excepcional. Pasan a formar parte de nuestro día a día y, precisamente por eso, dejamos de cuestionarlas.
Parar un momento nos permite mirarlas desde otra perspectiva. Quizá descubramos que nuestros docentes están dedicando demasiado tiempo a tareas que podrían simplificarse. Que algunos procesos de matriculación generan más trabajo del necesario. Que determinados contenidos ya no responden a lo que necesitan los alumnos. Que estamos perdiendo matrículas que antes conseguíamos o que algunos estudiantes no terminan los cursos. También puede que descubramos algo tan sencillo como que nuestros alumnos no nos recomiendan tanto como esperábamos.
Por separado, ninguna de estas situaciones parece especialmente preocupante. El problema aparece cuando se convierten en algo habitual.
Y aquí hay algo que a veces pasamos por alto: las mejoras rara vez generan beneficios aislados. Suelen producir una cadena de efectos positivos. Pensemos, por ejemplo, en un docente que dedica diez horas semanales a responder correos y realizar tareas repetitivas. Si conseguimos reducir ese tiempo a cinco horas, habrá recuperado otras cinco para acompañar mejor a los alumnos, actualizar contenidos o aportar más valor al proceso de aprendizaje. Una mejor experiencia suele traducirse en mayor satisfacción, mejores tasas de finalización, más recomendaciones y, en muchos casos, en nuevas oportunidades de formación. Lo que empieza siendo una pequeña mejora operativa puede acabar teniendo un impacto real en la calidad, la reputación y el crecimiento de una organización.
No hacer nada también tiene un coste
Ante estas situaciones es fácil pensar: si algo funciona y no está provocando grandes problemas, quizá sea mejor no tocarlo. Es una reacción comprensible. Salir de lo conocido exige esfuerzo, obliga a explorar otras posibilidades y siempre introduce cierta incertidumbre.
Sin embargo, los problemas no suelen aparecer de golpe. Con frecuencia se manifiestan como una degradación ligera, progresiva y casi imperceptible: un proceso que cada vez consume un poco más de tiempo, unos contenidos que van quedándose atrás, un descenso gradual en la finalización de los cursos, más dificultades para captar alumnos o una experiencia que poco a poco deja de estar a la altura de sus expectativas.
Mientras nosotros seguimos haciendo las cosas como siempre, otras organizaciones pueden estar revisando sus procesos, mejorando su tecnología, escuchando mejor a sus usuarios o haciendo más sencilla la experiencia de sus alumnos. La distancia competitiva rara vez aparece de un día para otro; se va construyendo mediante pequeños avances acumulados.
El verdadero riesgo está en esperar a que la situación sea grave para reaccionar. Porque entonces no basta con decidir que queremos cambiar. Los cambios importantes requieren analizar alternativas, tomar decisiones, implantarlas y dar tiempo a que las personas las incorporen.
Hacer todo ese proceso con prisas, presión y urgencia aumenta la posibilidad de tomar decisiones equivocadas. Y, en algunos casos, la solución adoptada precipitadamente puede generar más problemas que la situación que pretendíamos corregir.
Por eso, detenernos a observar antes de que exista una crisis no es perder el tiempo. Es reducir el riesgo de tener que improvisar cuando ya no dispongamos de él.
Revisar también es una forma de innovar
A menudo pensamos que innovar significa crear algo nuevo. Una nueva plataforma, una metodología diferente, una funcionalidad o una tecnología que cambie lo que hacíamos hasta ahora.
Y sí, eso es innovar. Pero también lo es mejorar lo que ya existe.
A veces la innovación está en simplificar un proceso que se ha vuelto demasiado complejo, actualizar un contenido que se ha quedado atrás, eliminar una tarea que no aporta valor o mejorar la experiencia de las personas que utilizan un servicio. Incluso en algo tan sencillo como escuchar más y mejor.
La mejora continua quizá no tenga el mismo impacto visual que un gran lanzamiento, pero no por eso es menos importante. De hecho, muchas veces son esos cambios pequeños y constantes los que terminan transformando realmente una organización.
Las mejores decisiones suelen tomarse cuando bajamos el ritmo
Después de años trabajando en una empresa tecnológica especializada en e-learning, tengo cada vez más claro que no todo es avanzar. También necesitamos momentos para parar, observar y pensar si estamos avanzando en la dirección correcta.
Las organizaciones que mejor se adaptan no son siempre las que trabajan más rápido. Son las que encuentran tiempo para revisar lo que hacen, detectar qué funciona y reconocer qué cosas necesitan cambiar.
Para mí, agosto es un buen momento para hacer esa revisión que durante el resto del año solemos ir dejando para después. Antes de que septiembre vuelva a acelerar el ritmo, podemos aprovechar estas semanas para mirar con algo más de distancia nuestros equipos, contenidos, procesos, plataformas y objetivos.
Y quizá ahí esté una de las claves para afrontar los próximos meses: no solo en lo que tengamos previsto hacer, sino en las preguntas que nos hayamos hecho mientras teníamos tiempo para mirar las cosas con otra perspectiva.
Agosto es un buen momento para esa reflexión, pero la realidad es que este ejercicio no debería limitarse a una época concreta del año. Las organizaciones que mejor evolucionan no son las que cambian constantemente, sino las que saben cuándo necesitan hacerlo. Para ello, necesitan espacios en los que revisar cómo trabajan, escuchar a sus alumnos, analizar sus contenidos y detectar nuevas oportunidades.
Así, cuando llega el momento de cambiar, haber hecho ese trabajo previamente marca la diferencia. Permite tomar decisiones con más información y menos presión, en lugar de reaccionar a toda prisa ante lo que ocurre.
En EvolMind creemos en esa forma de entender la evolución. Por supuesto, creemos en la tecnología, en la innovación y en las posibilidades que la inteligencia artificial abre para la formación. Pero ninguna de ellas sustituye algo tan sencillo y necesario como mirar hacia dentro, reconocer qué podemos mejorar y decidir cómo queremos hacerlo.
Porque crecer no siempre consiste en hacer más. A veces consiste en entender mejor lo que ya hacemos y encontrar una forma más sencilla, más útil o más eficaz de hacerlo. Y, en un sector que cambia tan rápido como el nuestro, reflexionar no es detenerse. Es prepararse para avanzar mejor.
