C’è qualcosa che mi piace particolarmente di agosto. E no, non parlo delle vacanze. Mentre le agende si svuotano un po’ e il ritmo di molte aziende rallenta, emerge qualcosa che durante il resto dell’anno ci manca spesso: il tempo per pensare.
Nel corso dei mesi viviamo immersi nelle urgenze. Riunioni, progetti, lanci, iscrizioni, campagne, monitoraggio degli allievi, problemi tecnici, aggiornamenti dei contenuti, nuove funzionalità… Tutto accade molto velocemente. E quando il ritmo non concede tregua, è facile confondere il fare tante cose con il progredire davvero.
Forse è proprio per questo che ho sempre pensato che agosto sia uno dei mesi più strategici dell’anno. Paradossalmente, è anche uno dei più sottovalutati.
Perché quando rallentiamo emergono domande che durante il resto dell’anno abbiamo a malapena il tempo di porci:
- Stiamo aiutando i nostri team a sviluppare le competenze di cui avranno bisogno nel prossimo futuro?
- La nostra piattaforma e-learning continua a rispondere alle esigenze di allievi e docenti?
- I nostri processi formativi sono davvero efficienti o ci siamo semplicemente abituati a gestirli in questo modo?
- Stiamo sfruttando al meglio la tecnologia di cui disponiamo?
- Ci sono opportunità di miglioramento continuo che continuiamo a rimandare da troppo tempo?
Migliorare non significa sempre ripartire da zero
A volte pensiamo che tutto funzioni bene
C’è un altro motivo per cui credo valga la pena approfittare dei periodi di minore attività, come agosto, per rivedere il nostro modo di lavorare: molto spesso diamo per scontato che tutto funzioni bene.
E può anche essere così. Ma il fatto che qualcosa funzioni non significa che non possa funzionare meglio.
La routine ha molto a che fare con tutto questo. Ci abituiamo al fatto che un docente dedichi ore ad attività amministrative, a processi formativi con passaggi che forse non sono più necessari o a strumenti che ogni tanto non funzionano come dovrebbero. Possiamo persino arrivare a pensare che, quando un allievo abbandona un corso, abbia semplicemente perso la motivazione.
Il problema è che, quando queste situazioni si ripetono, smettiamo di considerarle eccezionali. Entrano a far parte della nostra quotidianità e, proprio per questo, smettiamo di metterle in discussione.
Fermarci un momento ci permette di guardarle da un’altra prospettiva. Potremmo scoprire che i nostri docenti dedicano troppo tempo ad attività che potrebbero essere semplificate. Che alcuni processi di iscrizione generano più lavoro del necessario. Che determinati contenuti non rispondono più alle esigenze degli allievi e richiedono una maggiore ottimizzazione dei contenuti e-learning. Che stiamo perdendo iscrizioni che prima riuscivamo a ottenere o che alcuni allievi non completano i corsi. Potremmo anche scoprire qualcosa di semplice come il fatto che i nostri allievi non ci consigliano quanto ci aspettavamo.
Prese singolarmente, nessuna di queste situazioni sembra particolarmente preoccupante. Il problema nasce quando diventano la normalità.
E qui c’è un aspetto che a volte trascuriamo: i miglioramenti raramente producono benefici isolati. Di solito generano una catena di effetti positivi. Pensiamo, per esempio, a un docente che dedica dieci ore alla settimana a rispondere alle e-mail e a svolgere attività ripetitive. Se riusciamo a ridurre questo tempo a cinque ore, ne avrà recuperate altre cinque da dedicare a seguire meglio gli allievi, aggiornare i contenuti o apportare maggiore valore al percorso di apprendimento. Una migliore esperienza dell’allievo si traduce spesso in una maggiore soddisfazione, tassi di completamento più elevati, più raccomandazioni e, in molti casi, nuove opportunità di formazione. Quello che nasce come un piccolo intervento di ottimizzazione dei processi formativi può finire per avere un impatto concreto sulla qualità, sulla reputazione e sulla crescita di un’organizzazione.
Anche non fare nulla ha un costo
Di fronte a queste situazioni è facile pensare: se qualcosa funziona e non sta causando grandi problemi, forse è meglio non toccarlo. È una reazione comprensibile. Uscire da ciò che conosciamo richiede impegno, ci obbliga a esplorare altre possibilità e introduce sempre un certo grado di incertezza.
Tuttavia, i problemi raramente si presentano all’improvviso. Spesso si manifestano attraverso un deterioramento lieve, progressivo e quasi impercettibile: un processo che richiede sempre un po’ più di tempo, contenuti che diventano gradualmente obsoleti, un calo progressivo nel completamento dei corsi, maggiori difficoltà nell’acquisire nuovi allievi o un’esperienza dell’allievo che, poco alla volta, non è più all’altezza delle aspettative.
Mentre noi continuiamo a fare le cose come abbiamo sempre fatto, altre organizzazioni possono dedicarsi all’ottimizzazione dei processi formativi, migliorare la propria tecnologia, ascoltare meglio i propri utenti o rendere più semplice l’esperienza dei loro allievi. Il divario competitivo raramente nasce da un giorno all’altro; si costruisce attraverso piccoli progressi che si accumulano nel tempo.
Il vero rischio è aspettare che la situazione diventi grave prima di reagire. Perché, a quel punto, non basta decidere di voler cambiare. I cambiamenti importanti richiedono di analizzare le alternative, prendere decisioni, implementarle e lasciare alle persone il tempo necessario per farle proprie.
Affrontare tutto questo processo con fretta, pressione e urgenza aumenta il rischio di prendere decisioni sbagliate. E, in alcuni casi, una soluzione adottata troppo in fretta può generare più problemi della situazione che si voleva correggere.
Per questo, fermarsi a osservare prima che si presenti una crisi non significa perdere tempo. Significa ridurre il rischio di dover improvvisare quando di tempo non ne avremo più.
Rivedere ciò che facciamo è anche un modo per innovare
Spesso pensiamo che innovare significhi creare qualcosa di nuovo. Una nuova piattaforma, una metodologia diversa, una funzionalità o una tecnologia capace di cambiare il nostro modo di lavorare.
E sì, anche questo è innovare. Ma lo è anche migliorare ciò che esiste già.
A volte l’innovazione nella formazione consiste nel semplificare un processo diventato troppo complesso, aggiornare un contenuto ormai superato, eliminare un’attività che non apporta valore o migliorare la formazione online intervenendo sull’esperienza delle persone che utilizzano un servizio. Persino qualcosa di semplice come ascoltare di più e meglio può fare la differenza.
Il miglioramento continuo nella formazione forse non ha lo stesso impatto visivo di un grande lancio, ma non per questo è meno importante. Anzi, molto spesso sono proprio questi piccoli cambiamenti costanti a trasformare davvero un’organizzazione.
Le decisioni migliori si prendono spesso quando rallentiamo
Dopo anni di lavoro in un’azienda tecnologica specializzata nell’e-learning, mi è sempre più chiaro che non tutto consiste nell’andare avanti. Abbiamo bisogno anche di momenti in cui fermarci, osservare e chiederci se stiamo procedendo nella direzione giusta. È proprio da questi momenti che può nascere un vero miglioramento continuo nella formazione.
Le organizzazioni che si adattano meglio non sono sempre quelle che lavorano più velocemente. Sono quelle che trovano il tempo per rivedere ciò che fanno, individuare ciò che funziona e riconoscere ciò che deve cambiare. Questo approccio favorisce l’ottimizzazione dei processi formativi, ma anche una maggiore efficienza nella formazione.
Per me, agosto è un ottimo momento per fare quella revisione che durante il resto dell’anno tendiamo a rimandare. Prima che settembre torni ad accelerare i ritmi, possiamo approfittare di queste settimane per osservare con un po’ più di distacco i nostri team, contenuti, processi, piattaforme e obiettivi. È un’occasione per puntare sull’ottimizzazione dei contenuti e-learning, sull’innovazione nella formazione e, in definitiva, per capire come migliorare la formazione online.
E forse proprio qui si trova una delle chiavi per affrontare i prossimi mesi: non soltanto in ciò che abbiamo previsto di fare, ma nelle domande che ci siamo posti mentre avevamo il tempo di guardare le cose da un’altra prospettiva. È anche così che il miglioramento continuo nella formazione diventa parte del modo di lavorare di un’organizzazione, anziché un intervento occasionale.
Agosto è un buon momento per questa riflessione, ma la realtà è che questo esercizio non dovrebbe limitarsi a un periodo specifico dell’anno. Le organizzazioni che evolvono meglio non sono quelle che cambiano continuamente, ma quelle che sanno riconoscere quando è necessario farlo. Per riuscirci, hanno bisogno di momenti in cui rivedere il proprio modo di lavorare, ascoltare gli allievi, analizzare i contenuti e individuare nuove opportunità. Tutto questo contribuisce all’esperienza dell’allievo, all’efficienza nella formazione e a una migliore ottimizzazione dei processi formativi.
Così, quando arriva il momento di cambiare, aver svolto questo lavoro in anticipo fa la differenza. Permette di prendere decisioni con più informazioni e meno pressione, invece di reagire in fretta a ciò che accade. È qui che il miglioramento continuo e l’innovazione nella formazione possono procedere insieme, aiutandoci a migliorare la formazione online in modo sostenibile.
In EvolMind crediamo in questo modo di intendere l’evoluzione. Naturalmente crediamo nella tecnologia, nell’innovazione e nelle possibilità che l’intelligenza artificiale apre per la formazione. Ma nessuna di queste può sostituire qualcosa di tanto semplice quanto necessario: guardarsi dentro, riconoscere ciò che possiamo migliorare e decidere come vogliamo farlo. È questa combinazione tra miglioramento continuo nella formazione, innovazione nella formazione e ottimizzazione dei processi formativi che permette di evolvere con criterio.
Perché crescere non significa sempre fare di più. A volte significa comprendere meglio ciò che già facciamo e trovare un modo più semplice, più utile o più efficace per farlo. Puntare sul miglioramento continuo, sull’efficienza nella formazione e sull’ottimizzazione dei processi formativi ci aiuta anche a migliorare la formazione online senza dover necessariamente ripartire da zero. E, in un settore che cambia rapidamente come il nostro, riflettere non significa fermarsi. Significa prepararsi ad avanzare meglio.
