¿Realizas evaluaciones online en tu empresa? Entonces necesitas conocer cómo el proctoring puede ayudarte a garantizar procesos seguros, sin trampas y con máxima fiabilidad. Y es que, controlar la integridad en las evaluaciones de las formaciones internas cobra una gran importancia, ya que permite garantizar la veracidad de los certificados y la honradez de los empleados.
Algunos de los desafíos actuales a los que se enfrentan las empresas en la supervisión de exámenes en entornos corporativos son la suplantación de identidad y el fraude, al mismo tiempo que se adaptan a modelos de evaluación remotos.
En este sentido, el proctoring se ha convertido en una herramienta indispensable en algunas compañías para garantizar la validez de sus programas de formación y desarrollo de talento, ya que permite la supervisión remota utilizando tecnologías avanzadas como inteligencia artificial, reconocimiento facial y análisis de comportamiento.
En este artículo te explicamos qué es, cómo funciona y por qué es esencial si usas una plataforma e-learning corporativa
¿Qué es el proctoring?
El proctoring es un sistema de supervisión remota de exámenes o evaluaciones online, que permite verificar la identidad del usuario y garantizar la integridad del proceso. En contextos corporativos, el proctoring permite a las empresas evaluar a sus empleados, candidatos o partners sin riesgos de fraude o suplantación.
Para esto se utilizan herramientas y tecnologías como la inteligencia artificial, el reconocimiento facial, el análisis de comportamiento o la grabación en tiempo real a través de la webcam, que permiten monitorear a las personas que se encuentran delante de la pantalla, controlando que sigan las reglas establecidas.
Esta supervisión remota pretende detectar movimientos irregulares, confirmar la identidad de la persona examinada, comprobar si hay más personas en la sala e incluso observar movimientos oculares sospechosos.
Muchas herramientas de proctoring pueden incorporarse directamente en la plataforma de e-learning seleccionada para realizar el curso y la evaluación remota. Un ejemplo de este tipo de herramientas es Smowl, un software de proctoring que se puede integrar directamente en los LMS.
¿Qué implica el proctoring en empresas?
- Supervisión remota en tiempo real.
- Verificación de identidad (mediante webcam o biometría).
- Detección de fraudes o comportamientos sospechosos.
- Bloqueo de funcionalidades (copiar/pegar, abrir otras pestañas).
- Grabación y análisis de datos.
- Protección de datos y cumplimiento normativo (RGPD).
Beneficios del proctoring en la formación corporativa
- Garantiza la integridad y credibilidad de las certificaciones internas: las empresas pueden certificar que sus empleados han completado la formación de una forma legítima, confirmando que las certificaciones obtenidas son válidas y acordes a las habilidades de cada empleado.
- Facilita evaluaciones remotas sin comprometer la calidad: poder controlar a distancia facilita que los empleados puedan realizar los cursos y las evaluaciones en cualquier lugar del mundo sin comprometer la calidad, algo muy útil en la era del trabajo híbrido y remoto.
- Facilita la escalabilidad de los programas de formación: facilita la posibilidad de expandir las formaciones a otras regiones y llegar a aquellos empleados que no trabajan de forma presencial.
- Reduce costes y optimiza la logística asociada a evaluaciones presenciales: puede parecer algo obvio, pero al eliminar la necesidad de aulas físicas, desplazamientos y supervisores en persona, las empresas pueden reducir la logística y los costes asociados a las formaciones.
- Reducen posibles errores humanos en la supervisión: permiten realizar una supervisión más objetiva, controlando movimientos en la pantalla y en el entorno del examinado que a una persona se le podrían escapar.
- Mejora la experiencia del usuario: reduce el estrés de examinarse de forma presencial y permite adaptar las evaluaciones al horario de los empleados, ya que no depende de ningún examinador físico.
- Mayor fiabilidad en evaluaciones internas o externas: al incorporar proctoring, las empresas pueden tener la seguridad de que los resultados de las evaluaciones reflejan realmente el conocimiento y las competencias de cada persona. Esto aplica tanto a formaciones internas como a certificaciones externas, garantizando procesos más justos, transparentes y alineados con los estándares de calidad de la organización.
- Reducción del fraude y las irregularidades: el proctoring actúa como un sistema de control que disuade intentos de copia o suplantación de identidad. Gracias a la vigilancia automatizada, se detectan comportamientos sospechosos en tiempo real, lo que refuerza la transparencia y fiabilidad del proceso formativo.
- Ahorro de costes logísticos (sin supervisores presenciales): al eliminar la necesidad de contar con personal físico para vigilar las pruebas, las empresas reducen significativamente los costes asociados a desplazamientos, alquiler de espacios o gestión de agendas, sin renunciar a la calidad del control.
- Evaluación a distancia de un mayor número de candidatos: el proctoring permite evaluar a muchos empleados o candidatos a la vez, sin restricciones de espacio o ubicación. Esto agiliza los procesos de formación y selección, especialmente útil en empresas con gran volumen de personal o en expansión.
- Protección de la propiedad intelectual: los sistemas de proctoring ayudan a evitar la distribución no autorizada de contenidos formativos o evaluaciones, controlando el uso indebido de pantallas, descargas o capturas, lo que protege el valor del material desarrollado por la empresa.
- Mejora de la imagen de marca y reputación: implementar herramientas de proctoring demuestra un compromiso con la calidad, la transparencia y la innovación en los procesos de formación. Esto refuerza la confianza tanto de empleados como de colaboradores externos en la seriedad del programa formativo de la empresa.
Estas ventajas se amplifican cuando el proctoring está integrado en una plataforma LMS, como evolCampus en el que se puede integrar SMOWL, lo que permite un proceso fluido de principio a fin.
¿Qué papel juega el proctoring en la formación corporativa?
En la formación corporativa, el proctoring va mucho más allá de supervisar exámenes. Se ha convertido en una herramienta clave para garantizar procesos formativos más seguros, eficientes y flexibles dentro de las empresas.
No solo se aplica a evaluaciones tradicionales, sino también en contextos como:
- Pruebas de certificación interna: para validar conocimientos adquiridos durante formaciones internas, asegurando que cada empleado obtiene su certificado de forma legítima.
- Evaluaciones técnicas para promociones: garantiza que los resultados reflejan las habilidades reales del empleado, aportando objetividad en los procesos de ascenso.
- Onboarding de nuevos empleados: permite evaluar conocimientos clave durante la incorporación, incluso en contextos 100 % remotos.
- Procesos de selección digitalizados: asegura la transparencia y validez de las pruebas realizadas por candidatos durante la fase de selección.
Tipos de proctoring
Existen diferentes tipos de proctoring, dependiendo del tipo de tecnología utilizada o el nivel de intervención humana, podemos diferenciar varias técnicas de supervisión de exámenes remotos.
Proctoring en vivo: supervisión humana en tiempo real
En este caso la empresa cuenta con una persona al otro lado de la pantalla que supervisa en directo con video y audio la evaluación. Esto permite controlar e intervenir en cualquier momento si detecta algún comportamiento sospechoso o el empleado necesita asistencia con algún problema técnico.
Este método cuenta con la ventaja de poder comunicarse con el examinado de forma inmediata esté donde esté y resolver cualquier duda o problema, aunque no es el ideal cuando se trata de observar a un gran número de personas al mismo tiempo, ya que sería necesario contar con múltiples supervisores y generaría costes adicionales.
Proctoring automatizado: mediante IA
Este es el método más avanzado, con la ayuda de la tecnología, es posible supervisar el examen de manera completamente autónoma. Los algoritmos y la inteligencia artificial pueden detectar comportamientos sospechosos, como mirar fuera de la pantalla, realizar movimientos extraños o utilizar dispositivos móviles para encontrar las respuestas.
La mayor ventaja de este método es que elimina por completo la necesidad de contar con una persona analizando la imagen y permite supervisar a un gran número de empleados al mismo tiempo. Aunque esta tecnología no es perfecta, cabe la posibilidad de que detecte comportamientos legítimos como cambiar de posición o recogerse el pelo como algo irregular.
Proctoring grabado/asíncrono: revisión posterior del vídeo
En formato vídeo, la sesión del examen queda grabada y se revisa posteriormente por supervisores o mediante inteligencia artificial. Permite una mayor flexibilidad horaria tanto para el evaluado como para el revisor, manteniendo un nivel de control adecuado sin necesidad de vigilancia en tiempo real. Ideal para formaciones que no requieren supervisión inmediata, pero sí un registro verificable del proceso.
Protección de datos
Utilizar técnicas de proctoring que requieren la grabación de video, audio y pantalla implica la recolección de información y datos sensibles como gestos, patrones de comportamiento e incluso en algunos casos datos biométricos.
Por esta razón, el proctoring está sujeto a regulaciones de protección de datos estrictas. En la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) se comprenden todas estas normativas sobre el tratamiento de datos, los derechos digitales y la privacidad en el ámbito laboral.
Las empresas deben informar y justificar el uso de herramientas de control como el proctoring, qué datos se recogerán, para qué se usarán, quién los almacenará y durante cuánto tiempo. Esto lo deben informar expresamente a través de un formulario, una casilla de aceptación antes de comenzar la evaluación o en el contrato de trabajo para que los empleados puedan tomar una decisión informada. No cumplir con esto puede suponer la sanción y multas millonarias para las compañías.
Si un empleado desea revocar su aceptación y pedir que se eliminen sus datos, está en todo su derecho a hacerlo. Para ello, puede contactar con el departamento encargado de la empresa o reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
El proctoring como solución a las trampas que facilita la IA
La llegada de la inteligencia artificial hace unos años revolucionó la forma en la que obtenemos información. Gracias a herramientas como ChatGPT, asistentes de escritura avanzados y generadores de contenido, es cada vez más fácil obtener respuestas inmediatas a cualquier duda o pregunta.
Aparte de ser los asistentes ideales, estas herramientas también han dado pie a nuevas formas de fraude en exámenes y certificaciones, haciendo más fácil para los estudiantes y empleados encontrar respuestas en tiempo real sin ser detectados. Y, aunque existen detectores de plagio IA, los software de proctoring también se presentan como una solución a estas trampas durante los exámenes.
Algunas de estas tecnologías más avanzadas utilizan incluso deepfakes de voz y vídeo que podrían permitir suplantaciones de identidad en exámenes remotos. Otros dispositivos de IA más modernos, como las gafas inteligentes Ray-Ban Meta o asistentes de voz ocultos, también pueden usarse para obtener respuestas sin levantar sospechas.
En este sentido, los sistemas de proctoring están evolucionando para hacer frente a todas estas trampas cada vez más sofisticadas y creativas. Una herramienta de proctoring avanzada puede detectar movimientos oculares sospechosos, por ejemplo, si alguien consulta respuestas en un teléfono móvil mientras está realizando el examen, podrá detectar los movimientos irregulares de los ojos.
Pueden también detectar cambios de postura, movimientos y expresiones faciales, por ejemplo, si una persona se levanta, sale del encuadre o parece estar hablando con alguien más en la sala, la herramienta marcará estos comportamientos como algo sospechoso.
El uso anómalo del teclado, el ratón o los patrones inusuales de respuesta también pueden ser indicadores de que algo no está del todo bien. Por ejemplo, si el examinado intenta abrir otra pestaña durante el examen o realiza largas pausas antes de introducir una respuesta perfectamente escrita y estructurada, podría ser una señal de que ha copiado el contenido de otro lado.
Además de esto, las herramientas de proctoring están en constante mejora y optimización, aprendiendo e identificando conductas atípicas según los patrones de respuesta de otros usuarios.
¿Podría la IA ser un arma de doble filo en el proctoring?
Si bien la inteligencia artificial ha reformulado el proctoring, haciéndolo más eficiente y preciso en la detección de conductas irregulares, también plantea algunos desafíos de cara a los falsos positivos, las preocupaciones sobre la privacidad y los sesgos en los algoritmos.
Detección errónea de anomalías
La inteligencia artificial, aunque muy avanzada, no es perfecta. En ocasiones puede llegar a generar falsos positivos, detectando erróneamente algunos movimientos legítimos y marcándolos como algo sospechoso.
Por ejemplo, un empleado podría moverse por incomodidad, tener a un familiar en la habitación o llevar unas gafas donde se detectase un movimiento ocular erróneo a causa de un reflejo. Esto podría resultar en una sanción o suspensión del examen injusta.
Problemas de privacidad
Las herramientas de proctoring recopilan y almacenan información de carácter muy sensible. Esto podría generar preocupación en cuanto a posibles filtraciones si no están bien protegidos o si hay un tratamiento indebido de estos datos.
Además, algunas herramientas solicitan acceso a la cámara, el micrófono y la pantalla, algo que muchos pueden llegar a considerar como excesivo e invasivo. En entornos de trabajo, puede dar la sensación de vigilancia extrema por parte de la compañía y generar incomodidad.
Sesgos algorítmicos
Los algoritmos pueden haber sido entrenados con ciertos grupos de población más que con otros. Esta base de datos poco diversa puede acabar dando resultados poco precisos o erróneos. Por ejemplo, enfermedades que no han sido consideradas como ciertas discapacidades, el TDAH o algunos tics nerviosos, pueden hacer que una persona se mueva más de lo habitual.
Aparte de esto, estudios del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de Estados Unidos sugieren que existe un sesgo entre personas de piel clara y piel más oscura, siendo el reconocimiento facial menos preciso en estas últimas.
Aunque el proctoring y la tecnología de inteligencia artificial no son perfectos y todavía enfrentan algunos retos, es innegable que, en el contexto de la formación interna en las empresas, se ha convertido en un aliado clave para garantizar la validez y credibilidad de las certificaciones, asegurando que los empleados realmente poseen las habilidades y competencias de las cuales se han examinado.
FAQS
¿Qué es el proctoring y cómo funciona en empresas?
¿Qué beneficios tiene el proctoring para la formación corporativa?
¿Qué tipos de proctoring existen?
- Proctoring automatizado, que usa inteligencia artificial para detectar comportamientos sospechosos.
- Proctoring en tiempo real, donde una persona supervisa la prueba mientras se realiza.
- Proctoring grabado (asíncrono), donde se graba la sesión para revisarla más tarde.
¿Es seguro usar proctoring con empleados?
Sí, siempre que se utilicen plataformas que cumplan con la normativa de protección de datos (como el RGPD). El proctoring puede configurarse para respetar la privacidad del usuario, informando claramente sobre qué se va a grabar, cómo se usará la información y durante cuánto tiempo se almacenarán los datos. La seguridad y la transparencia son claves para generar confianza en todo el proceso.