En muchos sectores, como la salud, las finanzas, la administración, la consultoría o la educación, los LMS son un repositorio de información extremadamente delicada. El cumplimiento de normativas, la protección de datos y la gestión de esta información sensible son algunos de los temas más críticos del elearning, que a veces se pasan por alto o se dan por supuestos.
Gestionar una formación online cuando intervienen datos sensibles como información médica, evaluaciones de empleados, compliance legal o auditorías internas requiere contar con las herramientas adecuadas, fiables y que cumplan con todas las normativas.
Los departamentos de Recursos Humanos y responsables de formación y cumplimiento normativo en hospitales, consultoras y organismos públicos deben poner especial atención a cómo gestionan la información almacenada en las plataformas de elearning que utilizan para impartir sus formaciones internas.
Un LMS no solo sirve para crear cursos online, sino también para gestionar información crítica de forma segura, ética y legal, garantizando el cumplimiento de las normativas y la seguridad y privacidad de los usuarios sin repercutir en la calidad de la formación
¿Por qué la privacidad en los LMS es especialmente crítica?
Los LMS no solo almacenan información relacionada con los cursos y los materiales, en ellos también se queda grabada información más detallada y sensible, como datos personales y académicos.
La privacidad en los LMS se vuelve especialmente importante y crítica cuando se trata de la gestión de estos datos sensibles, protegiendo a los alumnos y docentes contra el robo de identidad y el uso indebido de información personal, reforzando la confianza de tu curso online.
Los responsables de la formación deben ser conscientes del nivel de riesgo legal y ético que esto representa, cobrando especial importancia en sectores como salud, donde se almacenan datos clínicos, departamentos de RRHH, donde se almacena información sobre el desempeño y evaluaciones de los empleados, consultoras y despachos que trabajan con documentos confidenciales, y empresas industriales que cuentan con protocolos de seguridad interna.
Algunos de los datos más comunes que pueden gestionarse y almacenarse dentro de un LMS son:
- Información personal: muchas plataformas de elearning incluyen datos personales de empleados y alumnos, como nombres completos, direcciones de correo electrónico, números de identificación y fecha de nacimiento. Es importante proteger bien estos datos para evitar robos de identidad y fraudes, por ejemplo, aquellas plataformas que gestionan cursos del SEPE, manejan datos muy sensibles.
- Historiales de formación: los LMS almacenan la información de todos los cursos y módulos que ha completado el alumno, aquellos que ha iniciado e incluso los que ha abandonado. También de herramientas de participación, como chats, foros o mensajes privados.
- Resultados de evaluaciones: se almacenan las calificaciones de las evaluaciones, de los exámenes y de las pruebas y ejercicios realizados a lo largo del curso. Estos datos de control de seguimiento y evaluación pueden utilizarse por las empresas para tomar decisiones internas como promociones.
- Certificaciones obligatorias: algunas formaciones están ligadas a requerimientos legales. Los LMS almacenan estos certificados oficiales que se utilizan por las empresas para hacer un seguimiento de los trabajadores que han completado la formación obligatoria. En EvolMind, por ejemplo, utilizamos tecnología blockchain para asegurar la seguridad y veracidad de los diplomas.
- Contenidos sensibles: dependiendo del sector, las plataformas de elearning pueden llegar a almacenar datos muy sensibles como casos clínicos, información fiscal y procesos y estrategias internas. Proteger estos datos es crítico para mantener la confidencialidad total, sobre todo si el LMS se integra con otras herramientasn internas de la empresa.
- Registros de actividad: los LMS registran información de cuándo y cómo los alumnos y docentes interactúan con la plataforma, recogiendo datos sobre sus accesos y comportamiento. Algunos incluso pueden registrar la geolocalización de los usuarios en el momento de utilizar la herramienta.
¿Qué exige el marco legal y qué debe garantizar un LMS seguro?
La gestión de estos datos e información sensible no es algo que pueda dejarse al azar. Actualmente en España y en Europa existen una serie de normativas y legislaciones que establecen regulaciones claras sobre la protección, el tratamiento y el almacenamiento de estos datos.
Por eso, un LMS debe garantizar que todo funcione dentro de la ley. Esto significa proteger los datos de accesos no autorizados, evitar que se pierdan o se modifiquen por error y asegurarse de que se usen de forma ética, siguiendo las normas como el RGPD.
RGPD/GDPR europeo
- Minimización de datos: solamente se deben pedir y almacenar los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo la formación.
- Finalidad informada: los alumnos deben conocer para qué van a ser utilizados sus datos antes de compartirlos en la plataforma.
- Consentimiento explícito: antes de almacenar cualquier dato, el LMS debe contar con el consentimiento explícito de los alumnos para hacerlo. Este debe ser claro y entendible para todos.
- Derecho al olvido: los estudiantes pueden solicitar que se eliminen sus datos de la plataforma en cualquier momento, durante o después de finalizar el curso.
- Portabilidad de datos: la herramienta debe permitir a los alumnos recibir sus datos personales compartidos en un formato estructurado para poder trasladarlos a otra plataforma.
- Seguridad en plataformas elearning por defecto (privacy by design): la protección de datos debe estar integrada directamente en el desarrollo del LMS, no como un añadido a posteriori.
Datos especialmente sensibles
Existen categorías de datos que requieren una protección reforzada debido a que su carácter es especialmente sensible. Son aquellos datos relacionados con la salud y discapacidad, el desempeño laboral, la información sindical y, en algunos casos donde se utilizan técnicas de proctoring, datos biométricos como huellas digitales o sistemas de reconocimiento facial.
La normativa exige que los LMS traten este tipo de información con mucho más cuidado, asegurándose de que solo las personas autorizadas puedan acceder a ella, que los usuarios sean conscientes de todo lo que están compartiendo y de que existan medidas de seguridad avanzadas para protegerla.
Auditorías y trazabilidad
Riesgos reales cuando la formación online no tiene seguridad adecuada
Cuando una formación online no tiene la seguridad adecuada, los riesgos van más allá de posibles inconvenientes técnicos o quejas de los usuarios. Una brecha de seguridad en una plataforma de elearning puede afectar la privacidad de los alumnos y trabajadores, el cumplimiento legal, la reputación de la empresa.
Los riesgos más habituales, y que muchas veces pueden pasar desapercibidos, van desde la filtración de pruebas y evaluaciones hasta ciberataques más complejos.
Filtración de evaluaciones internas
Por un lado, si se filtran las preguntas o ejercicios de una prueba final, los alumnos podrían utilizar esta información para completar el curso o conseguir certificaciones de forma fraudulenta y poco ética, invalidándola por completo.
Por otro lado, si se filtran los resultados de las evaluaciones ya completadas, estos datos podrían utilizarse de forma indebida y manipularse, afectando a decisiones laborales y académicas.
Acceso no autorizado a información de empleados
Un LMS debe tener controles de acceso a la plataforma robustos, con contraseñas y usuarios limitados por roles para evitar el acceso de personas no autorizadas a la información de terceros.
Si usuarios externos o internos sin permisos acceden a datos sensibles de la formación online, como información personal, historial laboral, calificaciones o datos de contacto, puede derivar en algo tan grave como el robo de identidad o incluso el chantaje, además de potenciales sanciones para la compañía.
Pérdida de certificados obligatorios
Los certificados de una formación obligatoria son los documentos oficiales que acreditan el cumplimiento de cursos requeridos por la ley o por la empresa, como formación en riesgos laborales o políticas internas.
Si estos certificados obligatorios se pierden o se modifican manualmente debido a fallos de seguridad en el LMS, la empresa pierde la forma de poder acreditar esta formación e identificar a los empleados que completaron el curso.
Esto puede provocar sanciones legales e incluso la paralización de procesos que dependen de estos documentos legalmente, como la manipulación de alimentos o materiales peligrosos.
Modificación indebida de datos de empleados en la formación
Modificar y alterar datos de forma indebida dentro de un LMS puede desencadenar consecuencias serias tanto para los alumnos y los empleados como para las empresas. Los cambios en calificaciones, certificados, historiales de formación o información personal, aunque sea de forma accidental, comprometen la veracidad de los registros y las evaluaciones, acabando incluso en una demanda legal.
Publicación accidental de contenidos sensibles
La filtración de contenidos sensibles, como datos médicos, información fiscal o estrategias internas, puede provocar daños emocionales a la persona afectada y además afectar a la reputación de la empresa, perdiendo la confianza de sus empleados y clientes.
Si la información filtrada es de carácter altamente sensible o confidencial y está sujeta a regulaciones muy estrictas, puede desencadenar problemas legales más graves.
Ataques de ransomware a plataformas mal protegidas
Los ataques de ransomware funcionan como un secuestro de archivos, donde los cibersecuestradores bloquean archivos con información sensible y amenazan con eliminarlos o filtrarlos al público si la empresa no paga un rescate.
Esto no solo interrumpe la formación y los cursos online, sino que también pone en riesgo toda la información almacenada y la compañía puede enfrentarse a gastos importantes y a otros problemas al no poder garantizar la protección de los datos.
¿Qué debe tener un LMS seguro para gestionar datos sensibles?
Para que un LMS sea seguro para gestionar datos sensibles, no basta con que esté libre de fallos técnicos y se acceda a los cursos con una contraseña y usuario. La plataforma debe contar con mecanismos por defecto que garanticen la seguridad, privacidad y manejo legal de los datos que almacena.
Estas características van desde apostar por un alojamiento confiable y seguro hasta la utilización de herramientas de anonimización y accesos controlados por roles.
Hosting robusto y cifrado del LMS avanzado
La plataforma LMS que escojas para crear tus cursos debe estar alojada en un hosting seguro, confiable y robusto. Además, todos los datos transmitidos y almacenados en el servidor deben estar protegidos por un cifrado del LMS avanzado para evitar ataques externos.
Esto protege todo tipo de información, desde contraseñas personales hasta información personal y contenidos de los cursos.
Control de accesos por roles
No todos los usuarios necesitan acceso a la misma información, así que los accesos deben estar limitados por roles. Por ejemplo, un docente o responsable del departamento de Recursos Humanos necesita tener acceso a las evaluaciones o certificaciones que ha completado un empleado, pero los empleados no necesitan acceder a esta misma información de sus compañeros.
Creando y asignando permisos específicos según el perfil de cada usuario, la empresa se asegura de que solo quienes realmente necesitan ver o modificar ciertos datos puedan hacerlo.
Ética digital en la gestión de datos
Aparte de contar con todos los aspectos técnicos para mantener protegidos los datos dentro del LMS, la gestión que se hace de la información por parte de aquellos que tienen acceso debe ser ética.
Los responsables del curso deben tratar la información con transparencia, recolectar solo los datos necesarios, informar siempre de su uso y asegurar que no se usen para otros fines distintos a los autorizados.
Herramientas de anonimización y pseudonimización
Para reducir riesgos, un LMS debe contar con herramientas de anonimización y pseudonimización que permitan a los responsables crear reportes y analizar datos relacionados con la formación sin comprometer ni utilizar información personal de los usuarios.
Por ejemplo, algunos LMS asignan un número identificador aleatorio a cada alumno, manteniendo el anonimato cuando el departamento de RR.HH necesita revisar y calcular métricas para realizar sus informes.
Accesibilidad y experiencia de usuario segura
Un LMS seguro debe combinar todos los aspectos técnicos con una interfaz accesible y una experiencia de usuario segura. Cuando una plataforma da errores, falla o se bloquea, puede generar una desconfianza e inseguridad en la persona que la está utilizando, haciéndole dudar de si realmente sus datos están protegidos.
Una experiencia de navegación segura debe incluir varias opciones de autenticación, sesiones protegidas, alertas de actividad sospechosa y un diseño que permita navegar y completar cursos sin errores que puedan exponer información sensible.
¿Tu LMS es ético y seguro?
¿Has creado un curso y no sabes si tu LMS es seguro? O, ¿no sabes qué plataforma de elearning escoger? Desde Evolmind tenemos muy claros cuáles son los requisitos que debe tener un LMS para que sea seguro, ético y a la vez cumpla con todas las normativas y legislaciones.
Tener en cuenta si un LMS incluye estos elementos te permitirá hacer una valoración rápida de si la plataforma que estás utilizando cumple con los estándares o no.
- Cifrado en tránsito y reposo: protege los datos mientras se envían y cuando se almacenan en el servidor.
- Control de roles: garantiza que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar información según su perfil.
- Logs y auditoría: permiten registrar y rastrear toda la actividad dentro del LMS para demostrar el cumplimiento del curso.
- Política de retención: define cuánto tiempo se conservan los datos y cuándo se eliminan.
- Anonimización: permite usar datos para el análisis o la creación de reportes sin exponer la identidad de los usuarios.
- Conformidad RGPD: asegura que la plataforma respeta las leyes de protección de datos europeas.
- Hosting certificado: garantiza que cumple estándares de seguridad.
- Accesibilidad AA: asegura que todos los usuarios puedan usar la plataforma de forma eficiente, cumpliendo criterios de accesibilidad de elearning.
Con esta pequeña checklist que hemos preparado podrás comparar rápidamente las características de diferentes plataformas. Lo ideal es optar por una que incluya todos estos elementos de por defecto, como evolCampus.
| Elemento | ¿Lo cumple tu LMS? |
|---|---|
| Cifrado en tránsito y reposo | ✅ / ❌ |
| Control de roles | ✅ / ❌ |
| Logs y auditoría | ✅ / ❌ |
| Política de retención | ✅ / ❌ |
| Anonimización | ✅ / ❌ |
| Conformidad RGPD | ✅ / ❌ |
| Hosting certificado | ✅ / ❌ |
| Accesibilidad AA | ✅ / ❌ |