In un mondo aziendale sempre più digitalizzato e competitivo, in cui l’attenzione è rivolta al talento e alle competenze individuali, il monitoraggio dell’integrità delle valutazioni della formazione interna è di grande importanza per garantire la veridicità dei certificati e l’onestà dei dipendenti.
Alcune delle sfide attuali che le aziende devono affrontare nel proctoring degli esami in ambienti aziendali sono l’impersonificazione e le frodi, mentre si adattano ai modelli di valutazione a distanza.
In questo senso, il proctoring è diventato uno strumento indispensabile in alcune aziende di proctoring per garantire la validità dei loro programmi di formazione e sviluppo dei talenti, in quanto consente la supervisione a distanza utilizzando tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale, il riconoscimento facciale e l’analisi comportamentale.
In questo articolo vi spieghiamo cos’è il proctoring, proctor exam come funziona, cosa rileva, cos’è un esame proctored, proctoring come funziona e quali sono i suoi vantaggi e le sue sfide di fronte alle insidie che l’IA facilita.
Che cos'è il proctoring?
Adottiamo il termine dalla parola inglese “proctor”, che è la persona incaricata di supervisionare gli esami e di garantire la conformità agli standard. Il proctoring, quindi, si riferisce alle tecniche di monitoraggio a distanza di valutazioni o esami per garantirne l’integrità. E vi chiederete: proctoring come funziona?
A tal fine, vengono utilizzati strumenti e tecnologie come l’intelligenza artificiale, il riconoscimento facciale, l’analisi comportamentale o la registrazione in tempo reale tramite webcam per monitorare le persone davanti allo schermo e garantire che seguano le regole stabilite.
Questo monitoraggio a distanza mira a rilevare movimenti irregolari, a confermare l’identità della persona esaminata, a verificare la presenza di altre persone nella stanza e persino a osservare movimenti oculari sospetti.
Molti strumenti di proctoring possono essere incorporati direttamente nella piattaforma di e-learning scelta per il corso e la valutazione a distanza. Un esempio di tale strumento è Smowl, un software di proctoring che può essere integrato direttamente negli LMS.
Vantaggi del proctoring nella formazione aziendale
L’utilizzo di questo tipo di monitoraggio digitale ha i suoi vantaggi nel campo della formazione aziendale:
- Garantisce l'integrità e la credibilità delle certificazioni interne: le aziende possono certificare che i loro dipendenti hanno completato la formazione in modo legittimo, confermando che le certificazioni ottenute sono valide e commisurate alle competenze di ciascun dipendente.
- Facilita le valutazioni a distanza senza compromettere la qualità: la possibilità di monitorare a distanza rende più facile per i dipendenti seguire corsi e valutazioni in qualsiasi parte del mondo senza compromettere la qualità, il che è molto utile nell'era del lavoro ibrido e a distanza.
- Facilita la scalabilità dei programmi di formazione: rende più facile espandere la formazione in altre regioni e raggiungere i dipendenti che non lavorano faccia a faccia.
- Riduce i costi e ottimizza la logistica associata alle valutazioni faccia a faccia: può sembrare ovvio, ma eliminando la necessità di aule fisiche, viaggi e supervisori faccia a faccia, le aziende possono ridurre la logistica e i costi associati alla formazione.
- Ridurre il potenziale di errore umano nella supervisione: ciò consente una supervisione più obiettiva, monitorando i movimenti sullo schermo e nell'ambiente dell'esaminando che potrebbero sfuggire a una persona.
- Migliorare l'esperienza dell'utente: riduce lo stress di sottoporsi a un esame di persona e consente di adattare le valutazioni agli orari dei dipendenti, poiché non è necessario affidarsi a un esaminatore fisico.
Best practice per il proctoring
Monitoraggio in tempo reale
Cos’è il proctoring da remoto? In questo caso, l’azienda ha una persona dall’altra parte dello schermo che monitora la valutazione in diretta con video e audio. In questo modo è possibile monitorare e intervenire in qualsiasi momento se viene rilevato un comportamento sospetto o se il dipendente ha bisogno di assistenza per un problema tecnico.
Questo metodo ha il vantaggio di poter comunicare immediatamente con l’esaminando ovunque si trovi e di risolvere eventuali dubbi o problemi, anche se non è l’ideale quando si tratta di osservare un gran numero di persone contemporaneamente, in quanto richiederebbe più supervisori e genererebbe costi aggiuntivi.
Monitoraggio automatico basato sull'intelligenza artificiale
Questo è il metodo più avanzato: con l’aiuto della tecnologia, è possibile monitorare l’esame in modo completamente autonomo. Algoritmi e intelligenza artificiale sono in grado di rilevare comportamenti sospetti, come distogliere lo sguardo dallo schermo, fare movimenti strani o utilizzare dispositivi mobili per trovare le risposte.
Il vantaggio principale di questo metodo è che elimina completamente la necessità di una persona che analizzi l’immagine e permette di monitorare un gran numero di dipendenti contemporaneamente. Anche se la tecnologia non è perfetta, potrebbe essere in grado di rilevare comportamenti legittimi come il cambiamento di posizione o i capelli tirati indietro come irregolari.
Protezione dei dati
L’utilizzo di tecniche di proctoring che richiedono la registrazione di video, audio e schermo comporta la raccolta di informazioni e dati sensibili come gesti, modelli di comportamento e, in alcuni casi, anche dati biometrici.
Per questo motivo, il proctoring è soggetto a severe norme di protezione dei dati. La Legge organica 3/2018 sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali (LOPDGDD) in Spagna, comprende tutte queste norme sul trattamento dei dati, i diritti digitali e la privacy sul posto di lavoro.
Le aziende devono informare e giustificare l’uso di strumenti di monitoraggio come il proctoring, quali dati saranno raccolti, per cosa saranno utilizzati, chi li conserverà e per quanto tempo. Questo dovrebbe essere esplicitamente dichiarato in un modulo, in una casella di opt-in prima dell’inizio della valutazione o nel contratto di lavoro, in modo che i dipendenti possano prendere una decisione informata. La mancata osservanza di questa norma può comportare sanzioni e multe milionarie per le aziende.
Se un dipendente desidera revocare la propria accettazione e chiedere la cancellazione dei propri dati, ha il diritto di farlo. Per farlo, può contattare il dipartimento responsabile dell’azienda o presentare un reclamo all’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD).
Il proctoring come soluzione all'imbroglio facilitato dall'IA
L’avvento dell’intelligenza artificiale, qualche anno fa, ha rivoluzionato il modo in cui otteniamo le informazioni. Grazie a strumenti come ChatGPT, assistenti di scrittura avanzati e generatori di contenuti, è sempre più facile ottenere risposte immediate a qualsiasi dubbio o domanda.
Oltre a essere gli assistenti ideali, questi strumenti hanno anche dato vita a nuove forme di frode agli esami e alle certificazioni, rendendo più facile per studenti e dipendenti trovare risposte in tempo reale senza essere scoperti. Sebbene esistano rilevatori di plagio AI, il software di proctoring si presenta anche come una soluzione all’imbroglio agli esami.
Alcune di queste tecnologie più avanzate utilizzano addirittura deepfakes vocali e video che potrebbero consentire l’impersonificazione negli esami a distanza. Anche altri dispositivi AI più moderni, come gli occhiali intelligenti Ray-Ban Meta o gli assistenti vocali nascosti, possono essere utilizzati per ottenere risposte senza destare sospetti.
In questo senso, i sistemi di proctoring si stanno evolvendo per far fronte a tutte queste trappole sempre più sofisticate e creative. Uno strumento di proctoring avanzato è in grado di rilevare movimenti oculari sospetti, ad esempio se qualcuno consulta le risposte su un telefono cellulare mentre sta svolgendo il test, può rilevare movimenti oculari irregolari.
Possono anche rilevare cambiamenti nella postura, nei movimenti e nelle espressioni facciali: ad esempio, se una persona si alza, esce dall’inquadratura o sembra parlare con qualcun altro nella stanza, lo strumento segnalerà questi comportamenti come sospetti.
Anche l’uso anomalo della tastiera e del mouse o le modalità di risposta insolite possono essere indicatori che qualcosa non quadra. Ad esempio, se l’esaminando cerca di aprire un’altra scheda durante il test o fa lunghe pause prima di inserire una risposta perfettamente scritta e strutturata, potrebbe essere un segno che ha copiato il contenuto da un’altra parte.
Inoltre, gli strumenti di proctoring vengono costantemente migliorati e ottimizzati, imparando e identificando i comportamenti atipici sulla base dei modelli di risposta degli altri utenti.
L'intelligenza artificiale potrebbe essere un'arma a doppio taglio nel proctoring?
Se da un lato l’intelligenza artificiale ha rimodellato il proctoring, rendendolo più efficiente e accurato nel rilevare comportamenti irregolari, dall’altro pone alcune sfide in termini di falsi positivi, problemi di privacy e pregiudizi negli algoritmi.
Rilevamento errato di anomalie
L’intelligenza artificiale, pur essendo molto avanzata, non è perfetta. A volte può generare falsi positivi, rilevando erroneamente movimenti legittimi e segnalandoli come sospetti.
Ad esempio, un dipendente potrebbe muoversi in modo scomodo, avere un familiare nella stanza o indossare gli occhiali, per cui viene rilevato un movimento errato degli occhi a causa di un riflesso. Ciò potrebbe comportare una sanzione ingiusta o la sospensione dall’esame.
Problemi di privacy
Gli strumenti di verifica raccolgono e memorizzano informazioni altamente sensibili. Ciò potrebbe sollevare preoccupazioni riguardo a possibili fughe di notizie se non sono ben protetti o se i dati vengono gestiti in modo improprio.
Inoltre, alcuni strumenti richiedono l’accesso alla telecamera, al microfono e allo schermo, che molti possono considerare eccessivo e invasivo. Negli ambienti di lavoro, ciò può dare l’impressione di una sorveglianza estrema da parte dell’azienda e creare disagio.
Pregiudizi algoritmici
Gli algoritmi possono essere stati addestrati su alcuni gruppi di popolazione più che su altri. Questo database meno diversificato può finire per fornire risultati imprecisi o fuorvianti. Ad esempio, malattie che non sono state considerate, come alcune disabilità, l’ADHD o alcuni tic nervosi, possono far muovere una persona più del solito.
Inoltre, studi condotti dal National Institute of Standards and Technology degli Stati Uniti suggeriscono che esiste una distorsione tra le persone con la pelle più chiara e quelle con la pelle più scura, e che il riconoscimento facciale è meno accurato in queste ultime.
Sebbene il proctoring e la tecnologia dell’intelligenza artificiale non siano perfetti e debbano ancora affrontare alcune sfide, è innegabile che, nel contesto della formazione interna alle aziende, siano diventati un alleato fondamentale per garantire la validità e la credibilità delle certificazioni, assicurando che i dipendenti possiedano effettivamente le abilità e le competenze per cui sono stati testati.