Ci sono espressioni che sembrano racchiudere una promessa. “Su misura” è una di queste.
In quasi ogni ambito, da un abito a un servizio professionale, tendiamo a pensare che ciò che è stato progettato appositamente per noi sia migliore: più curato, più completo e più adatto alle nostre esigenze.
Ed è naturale trasferire questa percezione anche alla tecnologia. Tuttavia, nel mondo del software, ciò che è più personalizzato non è sempre ciò che funziona meglio né ciò che offre più valore nel lungo periodo.
Lo vedo spesso quando parliamo con un’organizzazione che sta cercando una piattaforma LMS. La conversazione di solito inizia con domande sulle funzionalità, sugli utenti o su esigenze specifiche. Ma, prima o poi, arriva una richiesta che sembra quasi inevitabile:
“E questo si può personalizzare?”
A volte la domanda va un po’ oltre.
“Possiamo avere una funzionalità specifica?”
“Possiamo modificare questo processo?”
“Possiamo fare in modo che funzioni esattamente così?”
Sono domande del tutto comprensibili. Tutti vogliamo che la tecnologia si adatti al nostro modo di lavorare. Ma è importante distinguere tra la personalizzazione dell’LMS e lo sviluppo di una versione diversa per ogni cliente.
Una soluzione SaaS può essere flessibile, configurabile e in grado di adattarsi a processi, permessi, comunicazioni, integrazioni o identità visive differenti, mantenendo al tempo stesso un nucleo comune. Un’altra cosa è modificare quel nucleo con sviluppi esclusivi che, in seguito, dovranno essere mantenuti ed evoluti in modo indipendente.
Ed è curioso, perché in molti casi la richiesta di sviluppare qualcosa di specifico nasce addirittura prima di iniziare a utilizzare la piattaforma. Come se una soluzione standard fosse, per definizione, insufficiente. Come se una piattaforma su misura dovesse necessariamente essere superiore. E credo valga la pena fermarsi un momento a rifletterci.
Il “su misura” gode di un’ottima reputazione
Questa percezione condiziona anche il modo in cui impostiamo un nuovo progetto tecnologico. Ancora prima di iniziare a utilizzare una piattaforma, è facile costruirsi un’idea molto precisa di tutto ciò che vorremmo facesse e di come dovrebbe farlo.
Vogliamo che un determinato processo funzioni in un certo modo, che compaia un certo pulsante, che gli utenti seguano esattamente un determinato percorso, che l’interfaccia abbia caratteristiche specifiche o che una funzionalità si comporti diversamente perché è così che lavora la nostra organizzazione. E, dal punto di vista tecnico, spesso tutto questo è possibile.
Il problema è che uno sviluppo su misura non finisce nel momento in cui entra in funzione. È proprio allora che inizia una fase meno visibile: la manutenzione e l’evoluzione.
Ogni aggiornamento obbliga a riesaminare gli adattamenti realizzati per verificare che continuino a funzionare correttamente di fronte ai cambiamenti tecnologici. Questo richiede tempo, risorse e competenze specialistiche. Maggiore è la quantità di codice proprietario, più impegnativa diventa la sua gestione nel lungo periodo, e ciò che inizialmente sembrava un vantaggio può finire per generare una complessità che non era stata prevista.
Testare prima di costruire
Prima di avviare un nuovo progetto, è normale che un’organizzazione immagini mentalmente il proprio LMS perfetto. Immaginiamo come dovrebbero funzionare i processi, quale percorso seguiranno gli utenti, di quali report avremo bisogno o quali funzionalità saranno indispensabili.
Tuttavia, questa piattaforma ideale viene spesso definita prima di aver verificato come verrà realmente utilizzata, quali difficoltà incontrerà il team, quali esigenze avranno gli allievi o quali dati saranno davvero utili per gestire e migliorare la formazione. In quel momento non stiamo progettando sulla base dell’esperienza, ma di supposizioni che possono essere ragionevoli, ma restano comunque supposizioni.
Per questo, prima di trasformare tutte queste idee in uno sviluppo su misura, può essere più sensato partire da una soluzione SaaS già esistente, configurarla per un progetto specifico e metterla alla prova attraverso un progetto pilota.
Questa prima esperienza permette di capire come verrà realmente utilizzata la piattaforma, osservare come reagiscono gli utenti, stabilire le priorità e distinguere tra ciò che sembrava necessario e ciò che apporta davvero valore.
In seguito potremmo scoprire di aver effettivamente bisogno di un software su misura, ma a quel punto prenderemo la decisione con molte più informazioni a disposizione. Oppure potremmo accorgerci che una soluzione molto più semplice è già in grado di risolvere bene ciò che conta davvero.
Una soluzione standard non deve per forza essere basilare
Anche questa è una percezione che dovremmo rivedere. Quando parliamo di una soluzione SaaS facile da attivare, che non richiede installazione e prevede un canone mensile accessibile, alcune persone tendono a pensare che debba trattarsi di uno strumento basilare: limitato, poco strutturato o meno potente rispetto a un software sviluppato appositamente per loro.
Tuttavia, la realtà non funziona sempre così. Il fatto che una soluzione non richieda installazione o abbia un prezzo accessibile non significa necessariamente che si tratti di uno strumento basilare.
Anzi, spesso accade esattamente il contrario.
Pensiamo ad alcuni dei servizi digitali che utilizziamo abitualmente. Microsoft 365, Canva e molti altri strumenti funzionano con modelli in abbonamento. Non acquistiamo uno sviluppo diverso per ogni azienda né utilizziamo una versione creata appositamente per noi. Utilizziamo un prodotto condiviso che si evolve costantemente e, probabilmente, proprio questa è una delle sue maggiori qualità.
Il modello SaaS nasce proprio da questa filosofia. Esiste un unico nucleo di prodotto comune a tutti i clienti. Quando viene migliorata una funzionalità, risolto un problema, rafforzata la sicurezza o ottimizzato un processo, quell’evoluzione diventa disponibile per tutti gli utenti.
Questo cambia notevolmente le cose, perché il software smette di evolversi esclusivamente sulla base delle esigenze di una singola organizzazione e inizia a farlo grazie all’esperienza accumulata da molte organizzazioni diverse.
Il valore della conoscenza collettiva
C’è un altro dei vantaggi del modello SaaS che a volte passa inosservato. Una Piattaforma SaaS accumula conoscenza: una conoscenza collettiva che finisce per essere incorporata nel prodotto.
Quando la stessa piattaforma viene utilizzata ogni giorno da migliaia di organizzazioni, amministratori, formatori e centinaia di migliaia di allievi, il software viene costantemente messo alla prova in situazioni reali.
In altre parole, viene utilizzato in modi diversi, emergono esigenze differenti e si individuano comportamenti che forse il team di sviluppo non avrebbe mai previsto. E, proprio grazie a questa esperienza, si correggono errori, si ottimizzano i processi e nascono nuove opportunità di miglioramento.
Ogni cliente utilizza la piattaforma per il proprio progetto e, allo stesso tempo, contribuisce indirettamente all’evoluzione del prodotto.
E credo che proprio qui ci sia una differenza importante.
In una soluzione sviluppata esclusivamente per una singola organizzazione, l’evoluzione dipende dalle sue esigenze, dal suo budget e dalla sua capacità di continuare a investire. In una soluzione SaaS, invece, un miglioramento che risolve un problema comune può essere integrato nel prodotto e diventare disponibile per tutti i clienti.
Quando ha senso scegliere una soluzione su misura?
Non esiste una risposta unica. Ci sono organizzazioni con processi molto specifici, esigenze davvero particolari o modelli di business per i quali una soluzione standard semplicemente non è sufficiente.
Se sappiamo esattamente di cosa abbiamo bisogno, lo abbiamo verificato in un contesto reale, comprendiamo perché nessuna soluzione esistente riesce a soddisfare quella necessità e siamo disposti ad assumerci i costi di sviluppo, manutenzione ed evoluzione di un software su misura, probabilmente ha senso scegliere questa strada.
Ma prima di arrivare a questa conclusione, forse dovremmo chiederci se quella necessità sia davvero imprescindibile. Perché, a volte, chiediamo alla tecnologia di riprodurre esattamente i nostri processi attuali senza domandarci se quei processi siano ancora il modo migliore di lavorare.
Forse dovremmo quindi invertire il ragionamento.
Per prima cosa dovremmo capire che cosa vogliamo ottenere. Poi verificare se esiste già una piattaforma e-learning in grado di rispondere a quell’esigenza e, quando possibile, provarla attraverso un progetto pilota. Solo quando l’esperienza dimostra che nessuna soluzione disponibile soddisfa davvero quella necessità ha senso valutare la realizzazione di un software su misura.
Può sembrare una piccola differenza, ma cambia completamente il modo di affrontare un progetto tecnologico.
Partire dall’esigenza, non dalla personalizzazione
Dopo anni di lavoro in questo settore, mi è sempre più chiaro che, quando prendiamo decisioni tecnologiche, tendiamo a pensare a ciò di cui potremmo avere bisogno un giorno invece di concentrarci su ciò di cui abbiamo realmente bisogno oggi.
A volte scopriremo che una piattaforma LMS standard è sufficiente. Che non abbiamo bisogno di creare un processo completamente nuovo. Che quel determinato pulsante, quella modifica specifica o quella funzionalità sviluppata esclusivamente per noi non apporteranno tanto valore quanto pensavamo.
In altre occasioni non sarà così. E sarà necessario cercare o costruire una soluzione diversa. Potremmo avere davvero bisogno di un LMS personalizzato o di una piattaforma e-learning con caratteristiche molto specifiche.
La tecnologia dovrebbe aiutarci ad andare avanti, non diventare una preoccupazione costante. In fondo, una piattaforma e-learning non genera valore in base alla quantità di codice personalizzato che contiene, ma alla sua capacità di aiutare le persone ad apprendere, semplificare il lavoro di chi gestisce la formazione e adattarsi all’evoluzione delle esigenze dell’organizzazione.
In evolMind crediamo nel modello della Piattaforma SaaS proprio per questo motivo. Non perché pensiamo che un software su misura sia sempre una scelta sbagliata, ma perché riteniamo che, per molte organizzazioni, la tecnologia non dovrebbe diventare un progetto a sé stante.
Una Piattaforma SaaS può offrire un software per la formazione online capace di evolversi nel tempo senza costringere ogni organizzazione a gestire autonomamente un intero sviluppo tecnologico. Allo stesso modo, una piattaforma LMS basata su un software SaaS per la formazione può offrire la flessibilità necessaria per molti progetti di formazione aziendale online.
La soluzione migliore non è quella che ci permette di cambiare tutto. È quella che risolve bene ciò che conta davvero e ci consente di concentrarci sul nostro vero obiettivo: migliorare la formazione. In molti casi, una Piattaforma SaaS e una piattaforma e-learning ben configurata possono aiutarci proprio a raggiungere questo risultato.
