Democratizzare la formazione aziendale online non significa acquistare un catalogo di corsi per tutti: significa fare in modo che lo stesso standard formativo raggiunga operatori, sedi remote e responsabili intermedi, senza che i costi e il carico di lavoro del formatore aumentino allo stesso ritmo delle iscrizioni.
In molte organizzazioni, il budget destinato alla formazione continua online segue ancora la regola dell’80/20: la maggior parte dell’investimento, l’80%, finisce per essere destinata alla formazione di appena il 20% dei profili aziendali, solitamente dirigenti, figure apicali e ruoli considerati più strategici.
Nel frattempo, le persone che rappresentano la maggior parte dell’organico ricevono soltanto interventi formativi occasionali o, in alcuni casi, non ricevono alcuna formazione.
Il problema non riguarda soltanto la disparità tra i reparti, ma incide anche sulla produttività, sulla qualità del lavoro e sulla capacità dell’azienda di mantenere lo stesso livello di conoscenze in tutti i team.
Per questo motivo, prima di puntare su una piattaforma di e-learning aziendale o di creare nuovi piani di formazione online per tutta la forza lavoro, i reparti Risorse Umane e i responsabili aziendali devono porsi una serie di domande per assicurarsi che l’apprendimento raggiunga davvero l’intera organizzazione e non soltanto chi aveva già accesso alla formazione.
Democratizzare la formazione aziendale non è ciò che pensa la maggior parte dei dirigenti
Quando un’azienda parla di democratizzare la formazione interna, è normale pensare di investire in una piattaforma per la formazione aziendale più completa, creare un catalogo di corsi più ampio o consentire a tutti i dipendenti di accedere agli stessi contenuti. Ma nessuna di queste azioni garantisce che le conoscenze arrivino davvero a tutte le persone dell’organizzazione.
L’errore più grande è confondere l’accesso con l’apprendimento. Un’azienda può offrire migliaia di corsi e, nonostante ciò, continuare a formare sempre le stesse persone o non riuscire a soddisfare le esigenze dei ruoli che incidono maggiormente sulle attività quotidiane dell’azienda.
| Convinzione comune | Realtà operativa |
|---|---|
| Democratizzare la formazione aziendale significa dare accesso a più corsi |
Democratizzare significa fare in modo che un maggior numero di profili completi una formazione rilevante per il proprio ruolo, indipendentemente dal livello gerarchico, dalla sede o dal tipo di contratto. Il successo non si misura in base alle dimensioni del catalogo, ma alla reale diffusione dell’apprendimento. |
| È sufficiente un catalogo esterno di soft skill | I cataloghi apportano valore, ma la formazione che incide maggiormente sul business è in genere quella interna all’azienda: prodotti, processi, compliance, strumenti interni o procedure specifiche. |
| Investendo in una piattaforma per la formazione aziendale, le persone si formeranno da sole | La tecnologia è soltanto uno strumento facilitatore. Senza una buona strategia, tempo dedicato durante l’orario di lavoro e un monitoraggio da parte dell’organizzazione, il tasso di adozione tende a rimanere molto al di sotto delle aspettative. |
8 domande che ogni dirigente dovrebbe porsi prima di estendere l’e-learning aziendale a tutto l’organico
Per offrire una formazione online per tutta la forza lavoro, più che valutare le migliori piattaforme di e-learning o confrontare diversi cataloghi, è necessario individuare i principali ostacoli che limitano l’accesso all’apprendimento, come la distribuzione del budget o la rilevanza dei contenuti.
Per capire se la strategia che stai definendo per la tua azienda è davvero pronta, ti consigliamo di considerare quali domande porsi prima di investire nella formazione continua online.
1. Con il budget attuale sto formando il 20% o il 100% dell’organico?
Chiediti a chi arriva davvero l’investimento. Se solo i dirigenti hanno accesso alla formazione, mentre il resto del personale operativo ne rimane escluso, significa che qualcosa non funziona.
Democratizzare la formazione in azienda e renderla una formazione aziendale scalabile significa rivedere la distribuzione del budget e riequilibrarla. Non vuol dire smettere di formare chi ricopre ruoli strategici, ma fare in modo che le stesse conoscenze raggiungano anche chi lavora in prima linea, come operatori, addetti al servizio clienti, team commerciali, tecnici o dipendenti distribuiti in sedi diverse.
- Campanello d’allarme: se vengono misurate soltanto le ore di formazione del comitato direttivo, non stai democratizzando la formazione.
2. I contenuti possono essere fruiti in 10-15 minuti da uno smartphone o soltanto dal computer dell’ufficio?
Il principale ostacolo all’estensione della formazione non è solitamente la mancanza di interesse, ma la mancanza di tempo. La quotidianità di un operatore di magazzino, di un commerciale che lavora in mobilità o di un dipendente con turni a rotazione è molto diversa da quella di chi trascorre l’intera giornata davanti a un computer.
Per questo, una formazione scalabile richiede anche di adattare il formato dei corsi e dei moduli a ciascun ruolo. Quando i contenuti possono essere completati in brevi sessioni, come pillole di microlearning aziendale, e da qualsiasi dispositivo, diventa molto più semplice integrarli nella giornata lavorativa di tutti.
- Campanello d’allarme: se la formazione continua dei dipendenti richiede sessioni lunghe in orari prestabiliti, raggiungerà soltanto chi dispone di un’agenda flessibile.
3. Misuriamo il completamento e l’applicazione delle conoscenze o soltanto le ore fruite?
Molte aziende continuano a utilizzare le ore di formazione continua erogate come principale indicatore del successo del proprio piano formativo. Tuttavia, accumulare ore non dimostra che le persone abbiano imparato, completato il corso o applicato le conoscenze acquisite nel lavoro quotidiano.
Per misurare il vero ROI della formazione continua online, è necessaria una learning analytics che permetta di individuare quali reparti completano i corsi, in quali punti si verificano gli abbandoni e se le conoscenze vengono applicate nel ruolo professionale.
- Campanello d’allarme: se non sai quale percentuale dell’organico ha completato la formazione obbligatoria in ciascun reparto, non puoi dimostrarne l’impatto.
4. La piattaforma può essere utilizzata da persone con scarse competenze digitali senza una formazione preliminare?
Non bisogna dimenticare che non tutte le persone dell’organizzazione possiedono lo stesso livello di competenze digitali. Una piattaforma può sembrare semplice al personale d’ufficio, ma trasformarsi in una barriera all’apprendimento per chi utilizza raramente il computer o gli strumenti digitali nel proprio lavoro quotidiano.
La formazione interna online deve essere accessibile e l’esperienza d’uso deve risultare sufficientemente intuitiva e semplice da consentire a qualsiasi dipendente di accedere senza dipendere da manuali o assistenza tecnica. Se accedere alla piattaforma per la formazione aziendale o trovare un corso richiede troppi passaggi, una parte consistente dell’organico abbandonerà prima ancora di iniziare.
È inoltre importante che il corso si adatti ai diversi dispositivi: anche se molti lavoratori non hanno familiarità con le interfacce desktop, utilizzano abitualmente le applicazioni mobili.
- Campanello d’allarme: se il dipendente medio ha bisogno dell’aiuto del reparto IT per accedere al campus, la democratizzazione si ferma al primo accesso.
5. Possiamo avviare l’onboarding o una formazione su larga scala senza sovraccaricare il team dedicato alla formazione?
- Campanello d’allarme: se ogni nuovo inserimento richiede la gestione manuale di registrazioni, promemoria e certificati, sarà molto difficile offrire una formazione aziendale scalabile.
6. Disponiamo di una formazione interna su compliance, prodotti e processi o dipendiamo esclusivamente da un catalogo esterno?
I cataloghi esterni sono utili per sviluppare competenze di base, ma tendono a essere generici e poco rilevanti per l’azienda.
Gran parte dell’apprendimento che incide direttamente sul business riguarda solitamente procedure interne, normative, prodotti, strumenti o metodologie proprie dell’organizzazione.
Ogni dipendente dovrebbe poter accedere facilmente a queste conoscenze aziendali, indipendentemente dalla sede in cui lavora o dalla propria anzianità. Più i contenuti sono collegati alle attività quotidiane, maggiori saranno la partecipazione e l’utilità della formazione interna online.
- Campanello d’allarme: se un dipendente che lavora in uno stabilimento non trova una formazione attinente alle sue attività reali, difficilmente tornerà a utilizzare la piattaforma.
7. FUNDAE e le agevolazioni rientrano nel calcolo del costo per ogni dipendente formato?
Uno dei principali ostacoli all’estensione della formazione è la convinzione che ciò comporterebbe un raddoppio del budget. Molte aziende, però, trascurano il fatto che, in Spagna, è possibile recuperare una parte dell’investimento grazie a diverse agevolazioni e a programmi come quello di FUNDAE.
Integrare nella strategia una piattaforma e-learning compatibile con FUNDAE permette di formare tutti i dipendenti senza aumentare i costi in modo proporzionale al numero di persone coinvolte. In questo modo, la formazione scalabile può raggiungere una parte molto più ampia dell’organico.
- Campanello d’allarme: se la formazione non viene estesa esclusivamente per ragioni di costo, senza aver prima calcolato le agevolazioni disponibili, è possibile che l’azienda stia lasciando inutilizzato parte del credito a sua disposizione.
8. La direzione dà il buon esempio o si limita a “far seguire dei corsi”?
Quando il messaggio trasmesso è che la formazione continua dei dipendenti rappresenta soltanto un obbligo imposto dalle Risorse Umane, privo di rilevanza e di un’applicazione concreta, la partecipazione e l’interesse tendono a diminuire.
Per questo è importante costruire una solida cultura dell’apprendimento. Quando i responsabili partecipano, completano i corsi e parlano della formazione continua come parte integrante del lavoro, il resto dell’organico comprende che si tratta davvero di una priorità.
- Campanello d’allarme: se il comitato direttivo non ha completato alcun corso sulla piattaforma, non aspettarti un’adozione su larga scala da parte del resto dell’organico.
I 4 ostacoli che più spesso bloccano l’e-learning aziendale nella pratica
| Ostacolo | Segnale in azienda | Domanda per individuarlo |
|---|---|---|
| Cultura dell’apprendimento debole | Scarsa partecipazione, scarso coinvolgimento dei responsabili e corsi obbligatori non completati. | Domanda 8: la direzione dà il buon esempio o si limita a “far seguire dei corsi”? |
| Contenuti passivi o poco rilevanti | Elevato tasso di abbandono a metà corso, scarso coinvolgimento e percezione che la formazione continua non apporti valore al lavoro quotidiano. | Domande 2 e 6: i contenuti possono essere fruiti in 10-15 minuti? E disponiamo di una formazione interna o dipendiamo esclusivamente da un catalogo esterno? |
| Divario digitale | Segnalazioni di problemi di accesso, difficoltà nell’utilizzo della piattaforma e sovraccarico dell’assistenza IT. | Domanda 4: la piattaforma può essere utilizzata da persone con scarse competenze digitali senza una formazione preliminare? |
| ROI poco visibile o timore di investire | La decisione di estendere la formazione online a tutta la forza lavoro viene rimandata per la mancanza di dati utili a giustificare l’investimento o per la scarsa conoscenza delle agevolazioni disponibili. | Domande 3 e 7: misuriamo il completamento e l’applicazione? E FUNDAE o le agevolazioni rientrano nel calcolo dei costi? |
Quale modello di formazione aziendale scalabile scegliere in base al proprio obiettivo
Non tutte le aziende hanno bisogno dello stesso modello formativo e non esiste una soluzione universale adatta a ogni realtà. Tutto dipende dal tipo di conoscenze che si vogliono rendere accessibili: competenze di base, formazione continua dei dipendenti strettamente legata all’azienda oppure una combinazione di entrambe.
Se l’obiettivo è consentire all’organico di accedere a contenuti relativi a processi interni, normative, onboarding o prodotti, la scelta più indicata è una piattaforma per la formazione aziendale basata su un LMS proprietario o su un modello ibrido. È comunque importante distinguere ciò che ciascuna soluzione può offrire.
| Aspetto | Catalogo esterno | LMS proprietario | Modello ibrido |
|---|---|---|---|
| Per chi? | Aziende che desiderano offrire formazione continua online su competenze trasversali e generali, come le lingue. | Aziende che devono gestire un e-learning aziendale con contenuti propri, obbligatori o specifici per il proprio business. | Aziende che combinano la formazione aziendale con contenuti esterni. |
| Vantaggio | Implementazione rapida e accesso immediato a contenuti generici. | Controllo sui contenuti, tracciabilità dell’apprendimento e adattamento ai processi aziendali. | Flessibilità nel combinare contenuti interni ed esterni in base alle esigenze. |
| Limite | Non sostituisce l’onboarding, la formazione in materia di compliance né quella specifica dell’organizzazione. | Richiede la creazione, l’adattamento o l’integrazione di contenuti propri, anche se può essere combinato con fornitori specializzati. | Maggiore complessità di gestione se non viene definita una strategia chiara per ogni tipologia di contenuto. |
| Democratizza se... | ...l’obiettivo è permettere a tutto l’organico di sviluppare competenze trasversali e soft skill. | ...l’obiettivo è fare in modo che tutto l’organico completi la formazione interna dell’azienda. | ...viene definito chiaramente quale formazione viene offerta attraverso il catalogo e quale viene gestita tramite l’LMS. |
Domande frequenti su come democratizzare la formazione aziendale online
Cosa significa democratizzare la formazione online in un’azienda?
Democratizzare la formazione online non significa semplicemente offrire l’accesso a un maggior numero di corsi, ma fare in modo che più profili completino percorsi formativi rilevanti per il proprio ruolo, senza che i costi e il carico di lavoro delle Risorse Umane aumentino allo stesso ritmo delle iscrizioni.
Ciò significa eliminare le barriere di accesso, adattare i contenuti e verificare che la formazione continua online raggiunga davvero l’intera organizzazione.
